Comment placer une balise (de signature, mention obligatoire, date…) sur un document ?
Une fois les paramètres du document définis en étape 2 (technologie, type de signature, rôles des Participants), vous arrivez sur l’interface de préparation du document à signer, l’étape 3.
Les emplacements de signature, mention obligatoire, paraphe ou date sont appelés « balises ».
Pour placer une balise sur un document, cliquez sur le nom du signataire concerné à gauche du document. Sous son nom, les différentes balises disponibles apparaissent. Glissez-déposez la balise à l’emplacement souhaité sur le document.
Le signataire ne pourra placer des élements (signature, paraphe, mention…) qu’aux emplacements définis.
Pour placer rapidement vos balises de signatures et de dates, vous pouvez aussi utiliser la fonctionnalité Placement automatique des balises.
Consultez le guide 👇
Comment faire entrer une mention obligatoire à un signataire ? Quelle est la différence entre la balise Texte libre et Texte ?
La balise Texte libre
Placez une balise Texte libre à l’emplacement souhaité. Le signataire pourra taper sa mention à l’intérieur. Activez l’option Ajouter une instruction pour indiquer au signataire la mention à taper. Le signataire pourra alors recopier ou copier-coller votre instruction.
La balise Texte
Placez une balise Texte libre à l’emplacement souhaité. Tapez la mention du signataire.
Le signataire n’aura pas à recopier la mention, elle sera préremplie et en validant sa signature, le signataire validera également la mention.
Est-il nécessaire de parapher toutes les pages du document ? Comment parapher un document ?
Non. Les technologies de signature électronique jouent le même rôle qu’une reliure notariale (grâce à « l’empreinte » numérique du document). De ce fait, toute modification d’un document signé électroniquement postérieurement à sa signature est automatiquement détectée par le lecteur PDF dans lequel il est ouvert. Un message avertit alors l’utilisateur que les signatures électroniques apposées ne sont plus valables. Le paraphe n’est donc pas nécessaire.
Vous pouvez néanmoins faire parapher les documents en plaçant la balise Initiales. Une fois placée en bas d’une page, passez votre souris sur la balise et cliquez sur Appliquer à toutes les pages pour dupliquer le paraphe au même emplacement sur chaque page du document.
Les différentes balises de signatures
Signature : Il s’agit de l’emplacement de la signature pour un signataire. La balise signature est la seule balise obligatoire, chaque signataire d’un document doit impérativement avoir à minima une balise de signature placée sur le document, à défaut le document ne pourra pas être envoyé en signature.
Initiales : La balise initiales permet d’appliquer les paraphes.
Texte libre : La balise texte libre permet d’ajouter une instruction qui pourra être recopiée par le signataire.
Texte : la balise texte vous permet de renseigner un texte qui sera prérempli pour votre signataire sans possibilité de modification.
Nom du signataire : la balise nom du signataire permet d’indiquer sur le document le nom et prénom du signataire sur le document.
Date de signature : en appliquant cette balise la date de signature du signataire s’appliquera sur le document.
Certifié conforme : cette balise permet d’afficher la mention « certifié conforme par + nom du signataire »
Case à cocher obligatoire : le signataire devrait cocher la case. Si la case n’est pas cochée, il ne pourra pas poursuivre la signature de son document.
Case à cocher : le signataire pourra cocher la case mais n’y sera pas contraint. Si la case n’est pas cochée, il pourra poursuivre la signature de son document.