La signature électronique qualifiée propose le degré d’authentification des signataires le plus avancé et le dossier de preuve le plus complet. D’après le règlement eIDAS, “l’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite”.

Comment signer un document en signature qualifiée ?

Etape 1 : Réception d’un e-mail indiquant qu’un document est en attente de signature

Le signataire doit cliquer sur le bouton signer ou se rendre directement sur la page séance de signature de son projet.

Etape 2 : Transmission de son numéro de téléphone portable

Après avoir cliqué sur le bouton signer, le signataire sera redirigé vers une page lui demandant de communiquer son numéro de téléphone portable (il devra préalablement se connecter à son espace Closd).

A la transmission de son numéro de téléphone portable, il recevra par sms un lien lui permettant de pouvoir réaliser sa vérification d’identité.

Etape 3 : Effectuer sa vérification d’identité

En cliquant sur le lien reçu par sms, le signataire sera redirigé vers l’interface de notre prestataire Docusign pour effectuer sa vérification d’identité.

Il devra filmer son document d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour) puis filmer son visage.

Consultez la vidéo de notre prestataire Docusign qui vous montre lé déroulé de la vérification d’identité dans le cadre d’une signature électronique qualifiée.

Etape 4 : Confirmation de votre vérification d’identité

Le signataire reçoit un email de confirmation lui indiquant la validation de sa vérification d’identité.

Il peut procéder à la signature de son document en signant sur « review document ».ll sera redirigé vers un nouvel onglet où il pourra consulter puis signer son document.

La durée de traitement de la vérification d’identité est de maximum 15 minutes (7j/7 et 24h/24).

Le signataire doit procéder à la signature de son document dans les 24h après sa vérification d’identité. Au delà, il devra reprocéder à sa vérification d’identité.

Etape 5 : signature du document

Le signataire devra examiner puis signer son document. Il recevra un code par sms pour confirmer sa signature.

Pour plus d’informations, consultez notre guide pratique sur les différents types de signatures

-Guide-de-demarrage-signatures-FR-2024-1Télécharger

Une signature électronique n’a aucune représentation graphique (l’image apposée sur le document n’a qu’une valeur symbolique). Il n’est donc pas nécessaire qu’elle ressemble à la signature manuscrite du signataire. Sa validité et sa force probante résident dans les données numériques intégrées au document qui garantissent à la fois son intégrité et l’authentification du signataire :

• Un « certificat de d’authentification » émis par une autorité de confiance (le prestataire de signature électronique certifié) qui prouve que l’identité du signataire a été préalablement et dûment vérifiée ;

Une « empreinte » du document (chaîne de caractères unique) permettant de s’assurer qu’il n’a pas été modifié depuis la signature (le moindre changement sur le document modifierait l’empreinte générée).

Comment trouver les informations d’authentification des signataires d’un document ?

Un certificat d’authentification est produit et archivé par Closd à chaque vérification d’identité et signature électronique. Ce document est fourni aux Destinataires en même temps que le document signé. Il est accessible depuis la page Documents signés du Projet.

Le certificat d’authentification regroupe l’ensemble des informations techniques relatives à la vérification d’identité effectuée (image de la pièce d’identité fournie, éléments vérifiés, validité du code MRZ) ou à la signature électronique réalisée (numéro de l’enveloppe, adresse email du signataire, adresse IP, horodatage, technologie utilisée, etc.). Cette procédure satisfait les exigences légales et jurisprudentielles et assure la validité totale et la force probante des signatures électroniques.

Comment s’assurer qu’un document a été valablement signé et qu’il n’a pas subi de modification ultérieure ?

C’est l’analyse du document par un lecteur PDF (type Adobe Acrobat Reader) qui permet de déterminer si la signature électronique est valide. Lorsque le document est ouvert, le lecteur PDF détecte les données numériques de signature et les vérifie :

• Il inspecte le « certificat d’authentification » pour s’assurer qu’il est valable, donc que l’identité du signataire est certaine.
• Il recalcule « l’empreinte » du document reçu et s’assure qu’elle correspond bien à l’empreinte du document calculée au moment de sa signature ;

Si l’un de ces deux éléments est absent ou modifié, un message avertit automatiquement l’utilisateur que la signature n’est pas valide. Il indique notamment si le document a été modifié depuis sa signature. Il n’est donc pas nécessaire de faire parapher numériquement un document : la technologie de signature électronique joue le même rôle qu’une reliure notariale.

La vérification d’identité permet, avec les autres moyens d’authentification (connexion à la plateforme, code reçu par SMS, adresse IP) de vous identifier avec précision et de s’assurer que la bonne personne signe le document. Il s’agit d’assurer la sécurité juridique du Projet et des documents signés en constituant un faisceau de preuves suffisamment important. En cas de contestation ultérieure ou de litige lié au Projet, Closd sera en mesure d’apporter ces éléments de preuve afin d’identifier le signataire d’un document.

Comment réaliser ma vérification d’identité ?

Vous pouvez vérifier votre identité à plusieurs moments : 

• Dès votre première connexion sur la plateforme, si une fenêtre s’affiche pour vous le demander ;
• À tout moment en vous rendant sur votre profil (en cliquant sur votre prénom en haut à droite de l’interface ; ou 
• Avant de signer votre premier document en signature électronique Avancée (vous êtes dirigé automatiquement vers la vérification d’identité lorsque vous cliquez sur Signer).

Une fois sur la fenêtre de vérification d’identité, remplissez les informations personnelles demandées puis chargez une copie de bonne qualité et en couleur de votre pièce d’identité (passeport, carte d’identité recto-verso ou permis de conduire). Closd lit la pièce d’identité et vérifie que les informations présentes correspondent à celles entrées sur l’écran précédent.

Votre numéro de téléphone vous est demandé afin de recevoir un code par SMS au moment de la signature. Vous pourrez modifier votre numéro de téléphone ultérieurement via votre profil.

Un message d’erreur apparaît si vous avez chargé une copie de trop mauvaise qualité pour être lue ou si votre pièce d’identité est expirée. Après 3 essais infructueux, l’équipe support de Closd vous contactera.

Quelles pièces d’identité sont acceptées ?

Passeports, cartes d’identité, titres de séjour ou permis de conduire en cours de validité, de tous pays.

Dois-je réaliser une vérification d’identité à chaque signature ?

Non. Une fois réalisée, votre vérification d’identité est valide jusqu’à expiration de votre document d’identité. Vous pouvez donc signer autant de documents que nécessaire en signature électronique Avancée.

Une notification vous est envoyée si vous avez un document à signer et que votre document d’identité arrive à expiration.

Lorsqu’un nouveau document signé est disponible, vous êtes notifié par un email contenant un lien vers le document signé. Vous pouvez également y accéder en vous rendant sur la page Documents signés du Projet concerné.

Si vous avez accès à plusieurs documents originaux, vous pouvez générer une archive contenant tous les documents en vous rendant sur la page Bibles (si les Chefs de projet vous ont autorisé à le faire).

1. Lorsque vous avez un document à signer, vous recevez une notification par email. Cliquez sur le bouton Signer dans l’email ou rendez-vous sur la page Mes signatures du Projet concerné.
2. S’il s’agit d’une signature électronique Avancée et que vous n’avez pas encore effectué votre vérification d’identité, vous serez automatiquement guidé vers cette étape avant votre première signature.
3. Vous êtes ensuite redirigé vers l’interface de signature Docusign ou CertEurope. S’il s’agit d’une signature électronique Avancée, vous devrez au préalable entrez vos identifiants de connexion à Closd (adresse email et mot de passe). Cliquez sur Continuer, vous serez alors envoyé automatiquement à l’emplacement de votre signature. Si vous devez apposer différents éléments sur le document (par exemple, une mention obligatoire ou un paraphe, en plus de la signature), vous serez envoyé tour à tour sur chaque élément.
4. Une fois tous les éléments apposés, cliquez sur Terminer. S’il s’agit d’une signature électronique Avancée, vous recevrez un code par SMS au numéro renseigné lors de votre vérification d’identité. Une fois le code entré, le document est signé.

Comment modifier mon numéro de téléphone ?

Si vous vous rendez compte que le numéro de téléphone entré lors de votre vérification d’identité n’est pas le bon, vous pouvez le modifier. Quittez l’interface de signature, connectez-vous sur Closd puis rendez-vous sur votre profil en cliquant sur votre nom en haut à droite de l’interface. Modifiez le numéro de téléphone dans la case correspondante puis cliquez sur Valider en bas de la page.

Vous pouvez ensuite retourner sur l’interface de signature afin de signer et de recevoir le SMS sur le bon numéro de téléphone.

Ces données sont conservées pour une durée de 10 ans, de manière à assurer le cas échéant l’exercice des droits en justice des utilisateurs.

Si vous n’avez pas signé de document : Les données personnelles de votre compte (adresse email, nom, prénom) sont supprimées à la suppression de votre compte (pour cela, envoyez un email à l’adresse privacy@closd.com) ou en cas d’inactivité prolongée de votre compte.

Pour plus d’informations sur la protection des données, cliquez ici (insérer lien vers la section protection des données de la catégorie sécurité)