Les données personnelles des utilisateurs collectées et traitées par Closd le sont dans un but unique : assurer la sécurité juridique totale des documents et contrats signés et plus largement des opérations juridiques réalisées.

Prestataires sous-traitants : les données personnelles des utilisateurs ne sont transférées à aucun tiers à l’exception des prestataires suivants, dans l’unique but d’assurer une sécurité́ juridique et technique totale des documents signés :

• OVHcloud pour l’hébergement des données (entièrement chiffrées) ;
• Docusign et Certeurope pour les signatures électroniques ;

Ariadnext pour la vérification automatique d’identité des utilisateurs.

Les données personnelles collectées sont-elles pertinentes et proportionnées au but recherché ?

• Pertinence : Closd ne collecte que les données strictement nécessaires à la réalisation des opérations juridiques en toute sécurité́ (technique et juridique).
• Minimisation des données collectées : aucune autre donnée personnelle n’est collectée par Closd, dans quelque but que ce soit.

Pendant combien de temps les données personnelles collectées sont-elles conservées ?

Les données personnelles liées au compte d’un utilisateur sont supprimées à sa demande ou lors de la suppression de son compte Closd.

Les données personnelles liées à l’authentification des signataires d’un document sont conservées par Closd pendant la durée au cours de laquelle la validité́ et la force probante des documents peuvent être remises en cause par une partie ou un tiers. Closd supprime l’ensemble des données personnelles collectées à l’issue de cette période.

Comment Closd assure-t-il la sécurité et la confidentialité des données ?

• Privacy by design : l’infrastructure logicielle de Closd a été́ construite dès l’origine dans le but de protéger les données de ses utilisateurs.
• Chiffrement des données : la base de données et l’ensemble des documents chargés sur Closd sont chiffrés. Les données sont sécurisées par protocole TLS.
• Localisation des données : l’ensemble des données collectées par Closd sont conservées sur des serveurs OVHCloud situés en France.
• Audits de sécurité́ : Closd fait réaliser des audits de sécurité́ de sa plateforme par des entreprises certifiées.
• Accès aux données : seules les personnes habilitées au sein de Closd peuvent accéder aux données des utilisateurs dans le but de leur fournir une assistance ou d’assurer la maintenance de la base de données.
• Engagement de confidentialité́ : les collaborateurs de Closd sont tenus par engagement de confidentialité́ très strict.

Les fichiers et données chargés sur Closd sont intégralement chiffrés à l’aide du puissant algorithme AES- 256, utilisé par les banques et les gouvernements.

La connexion entre les clients et Closd est également chiffrée à l’aide du protocole TLS, meilleur standard du marché́.

Closd fait régulièrement réaliser des audits de sécurité́ et des tests de pénétration de son système par des prestataires certifiés.

Comment les fichiers et les données sont-ils hébergés ?

L’ensemble des fichiers et données sont hébergés exclusivement en France par OVHcloud, un leader mondial de l’hébergement en cloud. Les données de nos clients sont sauvegardées toutes les heures sur des disques de stockage qui bénéficient d’une triple réplication afin d’empêcher toute perte.

Lorsqu’un projet est fermé, l’ensemble des fichiers liés à ce projet sont définitivement supprimés de nos serveurs. Closd ne conserve donc aucune donnée sans l’accord de ses clients.

Comment les utilisateurs sont-ils authentifiés ?

L’accès à Closd se fait par invitation uniquement, à l’aide d’un mot de passe sécurisé́. Notre système empêche les connexions simultanées d’un même compte sur plusieurs appareils.

L’authentification à deux facteurs (2FA) et le Single Sign-On (SSO) peuvent être mis en place afin de renforcer la sécurisation des connexions.

Pour utiliser la signature électronique, deux couches de sécurité́ supplémentaires permettent de garantir l’identité́ du signataire :

• Une vérification automatique de pièce d’identité confirmant les informations du profil de l’utilisateur et détectant toute falsification du document;
• Un code à usage unique (OTP) envoyé par SMS au numéro de téléphone renseigné par l’utilisateur.

Les actions des utilisateurs sont-elles enregistrées ?

Toutes les actions des utilisateurs sont enregistrées et accessibles aux administrateurs du système. Cela permet de vérifier toute vulnérabilité potentielle au sein d’un projet et d’identifier quels comptes peuvent potentiellement être compromis.

Une signature électronique réalisée avec un système aussi sécurisé que Closd est plus fiable qu’une signature manuscrite. L’entrée en vigueur du règlement européen eIDAS a permis de franchir une nouvelle étape dans sa généralisation : la certification d’un prestataire de signature électronique par l’ANSSI est l’assurance du respect des règles établies par le droit français.

La preuve de la validité d’une signature électronique réalisée sur Closd est donc faite par :

• La certification des prestataires DocuSign et Certeurope par l’ANSSI ; et
• Le faisceau d’indices constitué par la triple authentification des signataires.

En ce qui concerne la vérification d’une signature électronique par le lecteur PDF, elle repose sur un principe de « chaîne de confiance ». Le certificat de chiffrement est validé par l’Autorité de Certification qui l’a émis (le prestataire de signature électronique), elle- même validée par une autorité ayant un niveau de confiance plus élevé et ainsi de suite, jusqu’à atteindre une Autorité de Certification Racine, ultime maillon de la chaine (généralement des entreprises jouant le rôle de tiers de confiance pour une multitude d’usages). Le lecteur PDF est en mesure de vérifier la fiabilité de chaque niveau : si l’un des maillons de la chaîne fait défaut, il ne validera pas la signature électronique.

Quel est le cadre juridique en droit français ?

En droit français, trois conditions permettent de donner à la signature électronique une validité et une force probante égales à celles de la signature manuscrite et à l’écrit électronique la même valeur que l’écrit papier :

• la fiabilité du procédé utilisé (article 1367 alinéa 2 du code civil)
• (i) l’identification de la personne dont émane la signature et (ii) l’établissement et conservation du document dans des conditions permettant d’en garantir l’intégrité (article 1366 du code civil).

Le juge détermine si ces trois conditions sont remplies. Avant l’entrée en vigueur du règlement européen eIDAS, il était difficile pour celui-ci de déterminer la fiabilité du procédé technique, n’étant pas spécialiste en informatique. Cet obstacle empêchait la généralisation de l’usage de la signature électronique. Malgré cela, de nombreuses décisions de cour d’appel ont admis la signature électronique comme preuve depuis 2013, de même qu’une décision de la Cour de cassation en date du 6 avril 2016.

Quel est le cadre juridique en droit européen ?

En droit européen, le Règlement eIDAS du 23 juillet 2014 a changé la donne en permettant d’apporter aisément la preuve de la fiabilité de la technologie de signature électronique. Ce texte, applicable dans toute l’Union Européenne depuis le 1er juillet 2016, a créé un cadre technico-juridique harmonisé et robuste pour les « services de confiance numériques » (comme la signature électronique).
Il crée plusieurs types de signatures électroniques (Simple, Avancée, Qualifiée, selon le procédé d’authentification mis en oeuvre) et instaure un système de certification délivrée par une autorité nationale de contrôle (en France, l’Agence Nationale pour la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI)) à chaque prestataire avant le démarrage de son activité. Une fois certifiée, l’entreprise obtient le label de « Prestataire de Services de Confiance » (PSCo). Des audits réguliers sont mis en place par la suite.

Cette certification figure sur la liste de confiance française, publiée par l’ANSSI et par la Commission Européenne. Elle permet donc au juge d’apprécier facilement si la condition de l’article 1367 alinéa 2 est remplie.

Quant aux conditions posées par l’article 1366, elles sont remplies chez Closd grâce à la triple authentification des signataires décrite ci-dessous et à la conservation des documents sur des serveurs dédiés et sécurisés situés en France.

Quels sont les différents types de signature électronique ?

Juridiquement, il n’existe aucune différence de validité entre des signatures « Simple », « Avancée » et « Qualifiée ». Leur recevabilité en justice ne peut être contestée dans aucun Etat de l’Union Européenne. La signature « Qualifiée » bénéficie simplement d’une présomption simple de fiabilité.
La signature « Simple » est, par défaut, celle qui ne répond pas aux exigences des catégories « Avancée » ou « Qualifiée ». La vérification de l’identité du signataire se traduit en général par l’envoi d’un code à usage unique (One-Time Password – OTP) sur le mobile du signataire après qu’il ait cliqué sur un lien reçu par email. Le signataire dispose donc seul du code, à moins que sa boite mail et son mobile aient été tous deux compromis.

La signature « Avancée » doit satisfaire les critères règlementaires suivants :

• être liée au signataire de manière univoque ;
• permettre d’identifier le signataire ; et
• avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; et être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

En pratique, sur Closd, ces exigences sont respectées en combinant l’envoi d’un code OTP sur mobile et le mot de passe de la boite mail avec deux autres facteurs permettant d’établir avec certitude l’identité du signataire : une vérification automatisée de pièce d’identité et un mot de passe sécurisé pour accéder à Closd.

D’un point de vue probatoire, ces méthodes d’authentification constituent un faisceau d’indices important qui s’ajoute à la certification délivrée par l’ANSSI. La contestation d’une signature effectuée sur Closd nécessiterait de prouver, en plus du piratage de la boîte mail et du vol du mobile, le vol ou la falsification d’une copie de la pièce d’identité du signataire.

La signature « Qualifiée » correspond juridiquement à une signature « Avancée » avec des exigences techniques renforcées et requiert la délivrance d’un certificat à la suite d’une vérification de l’identité du signataire en face-à-face (par rendez-vous physique ou visioconférence). Les avantages de la signature électronique (mobilité, rapidité) peuvent être largement amoindris par ce procédé.