Lors du paramétrage du placement des balises de signature, si le document n’est pas conforme, le message ci-après apparaîtra :

Lorsque le document est rejeté, un message d’erreur apparaît comme suit :

Afin de remédier à ces deux cas de figure, nous vous suggérons d’imprimer en PDF votre document avant de pouvoir le charger de nouveau sur Closd.

Voici les étapes à suivre :

1 – Imprimer en PDF

2 – Annuler le document pour le repasser en brouillon

3 – Remplacer le document initial par le nouveau PDF

Comment utiliser la fonction d’impression au format PDF ?

• Ouvrez votre fichier
• Choisissez Fichier -> Imprimer

• Sélectionnez Microsoft Print to PDF dans la boite de dialogue
• Cliquez sur Imprimer et choisissez un nom pour votre document

• Sauvegardez votre document dans votre environnement de travail (bureau par exemple)
• Chargez-le à nouveau sur votre espace personnel Closd

Désormais, vous pouvez annuler puis remettre en brouillon le document avant de le remplacer cela vous permettra de conserver les balises de signature déjà mises en place.

Que faire si le problème persiste ?

– Vous pouvez changer de prestataire de signature électronique sur notre plateforme

– Contacter notre équipe support.

Dans le cadre de vos opérations récurrentes, vous êtes souvent amenés à réutiliser des documents d’un projet à l’autre, des NDA, bulletins de souscription, ou des baux commerciaux par exemple.

Afin d’économiser du temps sur des tâches répétitives de création et de paramétrage des séances de signature, il est maintenant possible de créer et sauvegarder des documents types dans Closd afin d’augmenter la productivité de vos Chefs de projet.

Vous pourrez ainsi réutiliser un même document déjà paramétré sur plusieurs projets dans la plateforme Closd.

En plus du document en lui-même, les paramètres pouvant être sauvegardés sont les suivants :

• type de signature (simple, avancée…)
• type d’envoi (unique ou publipostage)
• nombre de signataires requis
• emplacement des balises de signature génériques.

Fonctionnement : comment sauvegarder un modèle

Il existe deux façons de créer un modèle de document.

1. Création d’un nouveau modèle

Rendez-vous dans le menu Séance de signature de votre projet Closd.

Cliquez sur le bouton orange + Ajouter, puis sur Utiliser un modèle. Une fenêtre regroupant vos modèles déjà sauvegardés apparaîtra. Le bouton en haut à droite vous permet de Créer un modèle en partant de zéro. Vous serez alors redirigé.e vers une interface similaire au paramétrage d’une séance de signature habituelle.

Choisissez le document que vous souhaitez utiliser comme modèle (1. Sélection de documents), puis passez au 2. Paramétrage du modèle.

Saisissez le nom que vous souhaitez donner à ce modèle, puis comme dans une séance de signature normale, sélectionnez le type de signature et le type d’envoi.

Conseil : établissez un système de nomenclature standard et connu par les utilisateurs de l’abonnement pour faciliter la recherche dans votre bibliothèque de modèles.

Il vous sera ensuite demandé de sélectionner le Nombre de signataires du modèle.

Toutes ces informations pourront être modifiées a posteriori.

Puis, sélectionnez vos préférences en ce qui concerne le Partage du modèle avec les autres membres de votre abonnement :

• Tous les membres : tous les membres de l’abonnement, quel que soit le projet et les droits qui leur ont été accordés, auront accès à ce modèle ;
• Personnalisé : choisissez les membres de façon nominative parmi les utilisateurs de votre abonnement Closd ;
• Ne pas partager : les autres membres de l’abonnement n’y auront pas accès.

Par défaut, les membres sélectionnés ne recevront pas de notification. Si vous souhaitez leur envoyer une notification, cochez la case « Envoyer une notification » en bas de la section.

L’étape suivante du paramétrage consiste à placer les 3. Balises de signature, comme dans une séance de signature normale, à la différence qu’au lieu de placer des balises nominatives, il vous sera demandé de placer des balises génériques pour les signataires génériques définis à l’étape précédente : signataire #1, signataire #2, signataire #3…

Une fois les différents éléments placés, vous pouvez enregistrer le modèle en cliquant sur le bouton « Enregistrer » en bas à droite.

Pour le retrouver et l’utiliser, rendez-vous dans la fenêtre modale mentionnée au début (+ Ajouter > Utiliser un modèle).

2. Sauvegarde d’un modèle à partir d’un document déjà paramétré

Il est également possible de créer un modèle à partir d’un document existant déjà paramétré. Pour cela, cliquez sur les 3 points à droite du document listé dans la Séance de signature, puis cliquez sur Sauvegarder comme modèle.

Saisissez le Nom du modèle. Concernant le paramétrage du modèle, les éléments suivants seront conservés à partir de document existant :

• Type de signature
• Envoi unique & Publipostage
• Nombre de signataires
• Balises de signatures pour chaque signataire

Il vous sera ensuite demandé de choisir les Paramètres de partage de votre modèle.

Enfin, sauvegardez le modèle, qui sera ajouté à votre bibliothèque de modèles.

Comment utiliser un modèle

Pour rechercher un modèle dans votre bibliothèque, cliquez sur + Ajouter, puis sur Utiliser un modèle.

Cochez un ou plusieurs documents pour le ou les sélectionner, puis cliquez sur le bouton Ajouter à la séance de signature.

Vous serez alors redirigé.e directement vers l’étape de Paramétrage de votre séance de signature. Le type de signature et le type d’envoi seront déjà remplis seront les critères du modèle.

Il vous restera simplement à nommer le document à signer et à assigner les rôles aux différents signataires définitifs du documents (signataire, validateur, etc.).

Enfin, vous serez redirigés vers l’étape de placement des balises, déjà placées selon le modèle, et modifiables à cette étape. Vous pouvez ensuite procéder à l’envoi en signature du document.

Cette fonctionnalité de sauvegarde de modèles de documents a donc pour but de vous faire gagner en productivité grâce à des modèles prédéfinis et facilement modifiables.

Etape 1 : annuler votre document

1. Cliquez sur les 3 petits points pour ouvrir le menu Autres actions

2. Cliquez sur Annuler

3. Cliquez sur Oui pour confirmer

Etape 2 : Remettre votre document en brouillon

1. Cliquez sur les 3 petits points pour ouvrir le menu Autres actions

2. Cliquez sur « repasser en brouillon »

3. Cliquez sur Oui pour confirmer

Une fois le document en statut Brouillon, vous allez pouvoir accéder aux Paramètres pour modifier le type de signature ou vos signataires et validateurs.

Pour modifier vos balises, rendez-vous sur la page Balises de signatures.

Vous voulez modifier votre document tout en conservant l’emplacement de vos balises placées précédemment ? Consultez cet article : Comment remplacer un document en conservant l’emplacement des signatures ?

Annuler la signature d’un document

Annuler la signature d’un document « Envoyé » en cliquant sur Annuler la signature dans le menu options du document concerné. 

Envoyer un document à la signature individuellement

Déclencher immédiatement la signature d’un document « En Attente » ou « Brouillon » en cliquant sur Faire signer ce document maintenant dans le menu du document concerné. 

Puis-je ajouter des documents à une séance qui a déjà été démarrée ?

Oui, vous pouvez ajouter des documents à une séance en cours en cliquant sur Nouveau document en haut à droite de la page.

Modifier les Validateurs, Destinataires et Observateurs d’un document « En Attente » en cliquant sur Paramètres dans le menu du document concerné.

Modifier les Destinataires et Observateurs d’un document « Envoyé » en cliquant sur Paramètres dans le menu du document concerné.

Comment interrompre une séance de signature en cours ?

Une fois une Séance de signature démarrée, une bandeau orange apparait sur lequel vous allez trouver un bouton Interrompre la séance.

En cliquant sur ce bouton :

• Les documents déjà signés resteront signés ; 
• Les documents en statut « Envoyé » seront annulés. En cliquant sur le menu Options (les trois petits points) du document, vous pouvez le repasser en statut « Brouillon » afin de le relancer ; et
• Les documents « En attente » et «en attente de validation » repasseront en statut « Brouillon ».

Les signataires qui n’ont pas signé sont automatiquement relancés à J+1 et J+4 à compter du démarrage de la Séance de signature. Les Chefs de projet peuvent également envoyer des relances manuelles depuis la page Paramètres, en se rendant dans la section suivi des signatures en bas de la page.

Vous avez 3 options pour relancer les signataires :

Les relances ne concernent que les signataires qui n’ont pas encore signé leur document. Les signataires ayant déjà signé ne sont donc par conséquent pas relancés.

Relancer mes signataires [vidéo]

Comment relancer un validateur ?

Depuis la section suivi des signatures de la page Paramètres de votre projet, vous pouvez envoyer un email de relance à un validateur.

Dans la colonne validateurs, cliquez sur le bouton « relancer » pour envoyer un email de relance.

Pour pouvoir valider un document sur la Séance de signature, votre validateur doit avoir un compte Closd activé.
Pour vérifier si son compte est bien activé, rendez-vous sur la page Participants. Si vous voyez la mention compte non activé en jaune en dessous du nom et prénom du validateur, cela signifie que son compte n’est pas encore activé.

La relance validateur n’est possible que pour les documents en attente de validation.

Pour une première séance dans un nouveau projet

Pour ajouter le premier document à votre séance de signature, cliquez sur le bouton « ajouter un document » qui se trouve au centre de l’écran.

Pour une séance en cours

Pour ajouter un document à la Séance de signature, cliquez sur « Ajouter » puis « ajouter un document » en haut à droite de la page puis suivez les instructions.

Vous pouvez aussi ajouter un document depuis la page Documents ou Checklist en cliquant sur le menu du fichier (icône trois petits points) puis ajouter à la séance de signature.

Sélectionnez vos documents

Vous avez plusieurs options pour ajouter vos documents à votre Séance de signature.

• Ajouter depuis un projet Closd : à partir de la zone Documents ou des fichiers joints à la Checklist
• Importer depuis une source externe :en sélectionnant les fichiers et ou dossiers depuis votre ordinateur

Cliquez sur Suivant en bas à droite pour paramétrer votre document

Si vous avez l’intégration Lexis Poly ou iManage, vous pouvez également sélectionner vos documents depuis Lexis Poly ou iManage. Contactez-nous à support@closd.com si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ces options.

Vous pouvez ajouter des documents en PDF mais également en format Word, la conversion en PDF se fera automatiquement sur Closd.

Les paramètres de votre document

Pour chaque document, vous aller pouvoir choisir le type de signature, le type d’envoi et désigner les rôles (signataires, validateurs etc.).

Entre Docusign et Certeurope, quelle technologie choisir ?

Les types d’envoi : envoi unique ou publipostage

L’envoi unique permet d’envoyer un document à un ou plusieurs signataires.

Les rôles doivent être désignés document par document, vous allez devoir désigner en les cochant les signataires (obligatoire) et les validateurs, destinataires et observateurs.

Retrouvez les définitions de Validateurs, Destinataires et Observateurs dans le lexique Closd.

Le publipostage permet d’envoyer plusieurs fois le même document à des signataires différents.

Pour un envoi en publipostage, il y a deux types de signataires : le signataire commun et le signataire unique.

• Le signataire commun est le signataire présent sur l’ensemble des exemplaires du document publiposté.
• Le signataire unique est le signataire qui signe un seul exemplaire du document publiposté.

Vous devez donc préparer un document en sélectionnant un ou plusieurs signataires communs et plusieurs signataires uniques. 
Le document sera alors « publiposté » en plusieurs exemplaires en fonction du nombre de signataires uniques. 

Voici quelques exemples ci-dessous de types de documents où vous pouvez utiliser le publipostage : 

• Accords de confidentialité (NDA)
• Ordres de mouvements
• Bulletins de souscription

Comment définir un ordre de signature entre les documents ?

Glissez déposez vos documents qui se trouvent à droite vers les groupes.

Une fois l’ordre configuré, il est indiqué dans une colonne à droite de votre séance de signature.

Comment démarrer une séance de signature ?

Etape 1 :

Pour démarrer votre séance de signature, cliquez sur Démarrer la séance puis Démarrer maintenant.

Une fenêtre va apparaitre sur laquelle le contenu de votre séance va s’afficher. Vous allez pouvoir vérifier le contenu de votre séance et visualiser le nombre d’enveloppes ainsi que la répartition par enveloppe.

Etape 2 (optionnel) :

Vous aller pouvoir ajouter une date et une heure de fin à votre séance de signature.

Si certains documents de la séance ne sont pas signés dans le temps imparti, ces documents passeront en statut « annulé » automatiquement.

Vous pouvez ajouter une instruction à destination de vos signataires. Ils recevront ce message personnalisé dans l’email de notification de signature.

Comment programmer une séance de signature ?

Si votre séance de signature est prête mais qu’elle ne doit démarrer que demain matin par exemple, vous pouvez également programmer son démarrage ultérieur. Pour ce faire, cliquez sur Démarrer la séance puis Programmer l’envoi. 

La séance de signature démarrera automatiquement à la date et à l’heure sélectionnées. Vous aurez toujours la possibilité de modifier ou d’annuler cette programmation.

Qui peut voir le déroulement de la séance de signature ?

En plus des Chefs de projet, seules les personnes désignées comme Signataire, Validateur ou Observateur d’un document à signer peuvent le voir dans la Séance de signature et suivre son statut. 

Vérifier les icônes à côté du nom du Participant

Si un bandeau jaune avec la mention “compte non activé” s’affiche en dessous du nom et prénom du Participant, cela signifie qu’il n’a pas encore activé son compte. 
Pour lui renvoyer un email d’activation de son compte, cliquez sur l’icône enveloppe. 

Pour relancer tous les participants qui n’ont pas activé leur compte, cliquez sur Options puis envoyer une relance globale.

si un cercle bleu s’affiche à droite du nom et prénom de votre participant, cela signifie que son profil est complet (activation de compte + vérification d’identité).

si une carte d’identité grise s’affiche à droite du nom et prénom de votre participant, cela signifie que son compte est activé mais que sa vérification d’identité n’est pas validée.

Le Participant peut réaliser sa vérification d’identité (i) en suivant la procédure lors de sa première connexion si vous avez activé l’option Demander une vérification d’identité lors de son invitation au Projet, (ii) préalablement à sa première signature électronique Avancée (il sera automatiquement dirigé vers cette étape lorsqu’il voudra signer) ou (iii) en se rendant sur son Profil à tout moment.

Exporter la liste des Participants au format Excel ou Word

Les Chefs de projet peuvent télécharger la liste des Participants, en format Word ou Excel en cliquant sur le bouton Options puis Exporter au format Excel ou Exporter au format Word.

 L’activation de compte est nécessaire pour pouvoir accéder à un projet Closd et signer des documents en signature électronique Avancée.

L’export Word ou Excel peut être utilisé pour vérifier quels participants ont activé leur compte ou ont procédé à leur vérification d’identité.

L’export Excel vous permet aussi de visualiser ou de vérifier les langues de profil de tous les participants.

Si vous avez souscrit à l’option de personnalisation, votre logo s’affichera sur l’export Word.