Il est important de noter que le système de groupement de documents proposé par Closd n’est pas disponible sur Certeurope.

Cela signifie que chaque document à signer devra être envoyé séparément pour signature.

Consommation des enveloppes

Chaque document signé avec Certeurope consomme une enveloppe.Exemple :
Si vous faites signer 3 documents à 1 seul signataire via Certeurope, 3 enveloppes seront consommées.

Besoin d’aide ?

L’équipe support est à votre disposition pour vous accompagner et répondre à vos questions. Contactez nous par chat, mail ou téléphone.

La signature électronique qualifiée propose le degré d’authentification des signataires le plus avancé et le dossier de preuve le plus complet. D’après le règlement eIDAS, “l’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite”.

Comment signer un document en signature qualifiée ?

Etape 1 : Réception d’un e-mail indiquant qu’un document est en attente de signature

Le signataire doit cliquer sur le bouton signer ou se rendre directement sur la page séance de signature de son projet.

Etape 2 : Transmission de son numéro de téléphone portable

Après avoir cliqué sur le bouton signer, le signataire sera redirigé vers une page lui demandant de communiquer son numéro de téléphone portable (il devra préalablement se connecter à son espace Closd).

A la transmission de son numéro de téléphone portable, il recevra par sms un lien lui permettant de pouvoir réaliser sa vérification d’identité.

Etape 3 : Effectuer sa vérification d’identité

En cliquant sur le lien reçu par sms, le signataire sera redirigé vers l’interface de notre prestataire Docusign pour effectuer sa vérification d’identité.

Il devra filmer son document d’identité en cours de validité (carte d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour) puis filmer son visage.

Consultez la vidéo de notre prestataire Docusign qui vous montre lé déroulé de la vérification d’identité dans le cadre d’une signature électronique qualifiée.

Etape 4 : Confirmation de votre vérification d’identité

Le signataire reçoit un email de confirmation lui indiquant la validation de sa vérification d’identité.

Il peut procéder à la signature de son document en signant sur « review document ».ll sera redirigé vers un nouvel onglet où il pourra consulter puis signer son document.

La durée de traitement de la vérification d’identité est de maximum 15 minutes (7j/7 et 24h/24).

Le signataire doit procéder à la signature de son document dans les 24h après sa vérification d’identité. Au delà, il devra reprocéder à sa vérification d’identité.

Etape 5 : signature du document

Le signataire devra examiner puis signer son document. Il recevra un code par sms pour confirmer sa signature.

Pour plus d’informations, consultez notre guide pratique sur les différents types de signatures

-Guide-de-demarrage-signatures-FR-2024-1Télécharger

Etape 1 : annuler votre document

1. Cliquez sur les 3 petits points pour ouvrir le menu Autres actions

2. Cliquez sur Annuler

3. Cliquez sur Oui pour confirmer

Etape 2 : Remettre votre document en brouillon

1. Cliquez sur les 3 petits points pour ouvrir le menu Autres actions

2. Cliquez sur « repasser en brouillon »

3. Cliquez sur Oui pour confirmer

Une fois le document en statut Brouillon, vous allez pouvoir accéder aux Paramètres pour modifier le type de signature ou vos signataires et validateurs.

Pour modifier vos balises, rendez-vous sur la page Balises de signatures.

Vous voulez modifier votre document tout en conservant l’emplacement de vos balises placées précédemment ? Consultez cet article : Comment remplacer un document en conservant l’emplacement des signatures ?

Avant de définir votre ordre de signataires, vous devez ajouter votre document.

Etape 1 : Cliquez sur « ordonner les signataires »

Etape 2 : Placez chaque signataire dans un groupe

En signature qualifiée, chaque signataire doit être seul dans son groupe car plusieurs signataires ne peuvent pas signer en même temps le même document.

Etape 3 : Retrouvez l’ordre défini dans la colonne « Ordre de signataires »

Vos signataires pourront donc signer plus rapidement plusieurs documents en même temps.

Comment ça fonctionne ? 

Rendez-vous sur la page Séance de signature le bouton « Grouper les documents » est activé par défaut et permettra le groupement de vos documents.

Toutes les options de lancement de votre séance vous permettront de bénéficier du groupement, vous pouvez donc Démarrer votre séance, la programmer ou envoyer vos documents via la multi-sélection.

Quels sont les avantages ?

• Vos signataires pourront signer jusqu’à 15 documents simultanément
• Chaque signataire recevra uniquement 1 sms pour valider la signature de plusieurs documents (signature avancée) 
• Confidentialité garantie : en groupant les documents d’une séance de signature chaque signataire ne voit que ses documents à signer

La fonctionnalité fonctionne uniquement avec Docusign

Si un document est annulé par l’un des signataires, cette annulation aura un impact sur tout le groupe de document qui sera aussi annulé (à l’exception des documents déjà signés).

Les conditions de groupement

1. Pour pouvoir être regroupé, le groupe de document doit avoir le même type de signature (soit simple, soit avancée). Les documents ne sont groupés que par type de signature. Des documents en signature simple ne peuvent pas être dans le même groupe que des documents en signature avancée et vice versa.
2. Le prestataire Docusign doit être désigné pour les documents
3. Le bouton « grouper les documents » doit être activé dans la séance

La fonctionnalité ordre de signature peut être combinée avec le groupement de documents. Les groupements seront créés en respectant l’ordre de signature défini.

Comment visualiser les différents groupes ?

Avant de confirmer le lancement de votre séance, en cliquant sur démarrer la séance, vous pourrez prévisualiser la réparation de vos documents dans les différents groupes.

Les cas d’exclusion

Le groupement ne s’applique pas si un document :

• comporte un ordre de signataire
• a un validateur désigné (qui n’a pas validé le document)
• est en signature qualifiée
• a plus de 20 signataires
• est envoyé individuellement
• est paramétré avec le prestataire Certeurope

La taille totale des documents dans le groupe ne peut excéder 200 Mo.

Le nombre maximal de documents dans le groupe est 15.

Les certificats d’authentification

Les certificats d’authentification sont-ils aussi regroupés pour vos signataires ?

Non, ils ne le sont pas. A l’issue de la signature chaque document aura son propre certificat d’authentification, téléchargeable individuellement sur la page Documents signés.

Les chefs de projet ont accès au certificat de toute l’enveloppe.

Quel impact sur la Bible ?

Lorsqu’un chef de projet partage une Bible, il partage la Bible tel que. La Bible contiendra donc les certificats d’authentification des chefs de projet, ces derniers sont des certificats qui contiennent le nom des signataires de l’enveloppe.

Votre document doit être en statut « brouillon » pour pouvoir être remplacé.

Suivez les étapes ci-dessous pour remplacer votre document :

Etape 1 : Cliquez sur Autres actions

Etape 2 : Cliquez sur remplacer le document

Etape 3 : Sélectionnez le document à remplacer

Vous pouvez sélectionner un fichier depuis votre projet Closd (page Documents ou Checklist) ou depuis votre ordinateur ou encore une de vos intégrations (LexisPoly ou iManage).

Etape 4 : Confirmer le remplacement du document

L’option « Conserver les emplacements des balises dans le nouveau document » est active par défaut et vous permet de ne pas à avoir à repositionner vos balises.

Vous pouvez vous rendre sur la page « Balises de signatures » pour visualiser votre nouveau document. Les emplacements des signatures ont été conservés.

Une signature électronique n’a aucune représentation graphique (l’image apposée sur le document n’a qu’une valeur symbolique). Il n’est donc pas nécessaire qu’elle ressemble à la signature manuscrite du signataire. Sa validité et sa force probante résident dans les données numériques intégrées au document qui garantissent à la fois son intégrité et l’authentification du signataire :

• Un « certificat d’authentification » émis par une autorité de confiance (le prestataire de signature électronique certifié) qui prouve que l’identité du signataire a été préalablement et dûment vérifiée ;
• Une « empreinte » du document (chaîne de caractères unique) permettant de s’assurer qu’il n’a pas été modifié depuis la signature (le moindre changement sur le document modifierait l’empreinte générée).

Comment prouver que la signature électronique est bien valide ? 

Un certificat d’authentification est produit et archivé par Closd à chaque vérification d’identité et signature électronique. Ce document est fourni aux destinataires en même temps que le document signé. Il est accessible depuis la page Documents signés.

Le certificat d’authentification regroupe l’ensemble des informations techniques relatives à la vérification d’identité effectuée (image de la pièce d’identité fournie, éléments vérifiés, validité du code MRZ) ou à la signature électronique réalisée (numéro de l’enveloppe, adresse email du signataire, adresse IP, horodatage, technologie utilisée, etc.). Cette procédure satisfait les exigences légales et jurisprudentielles et assure la validité totale et la force probante des signatures électroniques.

Comment s’assurer qu’un document a été valablement signé et qu’il n’a pas subi de modification ultérieure ?

C’est l’analyse du document par un lecteur PDF (type Adobe Acrobat Reader) qui permet de déterminer si la signature électronique est valide. Lorsque le document est ouvert, le lecteur PDF détecte les données numériques de signature et les vérifie :

• Il recalcule « l’empreinte » du document reçu et s’assure qu’elle correspond bien à l’empreinte du document calculée au moment de sa signature ;
• Il inspecte le « certificat d’authentification » pour s’assurer qu’il est valable, donc que l’identité du signataire est certaine.

Si l’un de ces deux éléments est absent ou modifié, un message avertit automatiquement l’utilisateur que la signature n’est pas valide. Il indique notamment si le document a été modifié depuis sa signature. Il n’est donc pas nécessaire de faire parapher numériquement un document : la technologie de signature électronique joue le même rôle qu’une reliure notariale.

Cette fonctionnalité permet de mettre en place un séquestre des documents signés. Vous pouvez en effet choisir que les signataires ne recevront pas le document une fois signé. Seul les Participants désignés le recevront. Ils pourront donc le conserver le temps nécessaire et le partager aux Signataires depuis la page Documents signés (ou via une Bible) le moment venu.

Les chefs de projet sont par défaut Destinataires des documents du projet.

Découvrez en image comment mettre en place un séquestre en quelques clics

1. Lorsque vous déclenchez la signature d’un ou plusieurs documents, le signataire reçoit une notification par email. Il peut suivre le lien contenu dans cet email pour se rendre sur l’interface de signature. Il peut également signer depuis la page Séance de signature du Projet, en cliquant sur le bouton Signer sur le document concerné.
2. S’il s’agit d’une signature électronique Avancée, le signataire doit réaliser une vérification de pièce d’identité préalablement à sa première signature. Il est automatiquement guidé vers cette étape avant sa première signature s’il ne l’a pas fait avant.
3. S’il s’agit d’une signature électronique Avancée, le signataire reçoit un code par SMS pour valider sa signature, au numéro renseigné lors de sa vérification d’identité.
4. Les Destinataires sont notifiés par email lorsque le document est entièrement signé. Ils ont accès à l’original ainsi qu’à un certificat d’authentification sur la page Documents signés.

La différence principale entre les deux se situe au niveau de la taille des documents pouvant être signés. Avec Docusign, vous pouvez faire signer des documents d’une taille maximum de 50 Mo. Avec Certeurope, la limite est de 100 Mo.

La très grande majorité des documents sont d’une taille bien inférieure à ces limites. Ce n’est que dans le cas de contrats avec des annexes volumineuses que ces limites peuvent être atteintes.

Si vous devez effectuer une signature qualifiée, vous pourrez le faire sur Closd uniquement avec le prestataire Docusign.

Docusign vous permet aussi de bénéficier de la fonctionnalité grouper les documents qui simplifie l’expérience de signature de vos signataires. Vos signataires pourront signer jusqu’à 15 documents en même temps.