Comment créer des dossiers ?

Vous pouvez avoir deux niveaux de profondeur c’est-à-dire un dossier et un sous-dossier.

Comment déplacer un projet vers un dossier ?

Vous avez deux options pour déplacer un dossier.

Solution n°1 :

Cliquez sur les trois petits points sur le coin droit de la carte du projet puis cliquez sur déplacer. Vous allez ensuite pouvoir choisir le dossier de destination.

Solution n°2 :

Utilisez le glisser-déposer pour déplacer votre projet vers un dossier.

Vous pouvez également déplacer un dossier.

Comment renommer un dossier ?

Cliquez sur les trois petits points sur le coin droit d’un dossier, l’option renommer va apparaitre.

Comment supprimer un dossier ?

Cliquez sur les trois petits points sur le coin droit d’un dossier, l’option supprimer va apparaitre.

La suppression d’un dossier n’entraîne pas la suppression des projets qui se trouvent dans le dossier.

En supprimant un dossier, les projets du dossier seront déplacés vers la section mes projets.

En supprimant un sous-dossier, les projets du dossier seront déplacés vers le dossier principal qui se trouve à la racine.

Où retrouver mes projets récents ?

Vous pouvez identifier les derniers projets que vous avez consultés dans la section Récents.

La section Récents peut afficher jusqu’à 12 projets.

La section Mes projets en haut droite vous permet d’accéder rapidement vos 5 derniers projets consultés.

Vidéo récapitulative

La référence dossier client est limitée à 100 caractères.

A quel moment l’indiquer ?

A la création du projet

Lors de la création d’un projet, vous pouvez indiquer une référence dossier client. Ce champ est optionnel et peut être ajouté ou modifié par la suite sur la page Paramètres du projet.

En se rendant sur la page Paramètres du projet

Etape 1 : Cliquez sur Paramètres dans le menu.

Etape 2 : Renseignez votre référence dossier client puis cliquez sur Sauvegarder

Vous pouvez modifier à tout moment la référence dossier client depuis la page Paramètres de votre projet.

Seuls les chefs de projet ont accès à la page Paramètres.

Référence dossier client et la page d’accueil

Si vous avez indiqué une référence dossier client lors de la création du projet ou sur la page Paramètres du projet, elle s’affiche sur la carte du projet.

Vous pouvez rechercher un projet depuis la page d’accueil avec sa référence dossier client. 

Référence dossier client et zone Abonnement

La page projets en cours de la zone Abonnement permet aux Administrateurs d’avoir la liste de tous les projets actifs de votre abonnement.

La référence dossier client s’affiche sur la page projets en cours.

En cliquant sur Exporter, vous pouvez télécharger la liste de tous les projets de votre abonnement. En colonne L se trouve la référence dossier client.

Référence dossier client et coffre-fort

En archivant vos documents depuis le coffre-fort ou depuis l’un de vos projets, la référence dossier client présente sur la page Paramètres s’appliquera automatiquement aux documents sélectionnés que vous vous apprêtez à archiver. 

Vous n’aurez donc pas à indiquer manuellement la référence pour chaque document.

Référence dossier client et vos factures

La référence dossier client sera également présente sur le détail par projet de vos factures.

Vous pouvez donc indiquer une référence interne ou un code client ce qui permettra par exemple de faciliter la refacturation.

Vous pouvez faire afficher pour chaque projet un label sur la page d’accueil Closd. Il s’agit d’un élément visuel qui permet à tous les participants de rapidement identifier la phase du cycle du projet.

Il existe 5 labels :

Le label est optionnel, par défaut aucun label n’est appliqué à votre projet.

Visualiser les labels sur la page d’accueil : quelques exemples

Affichage en grille

Affichage en liste

Définir un label à la création d’un projet

Lors de la création de votre projet, après avoir cliqué sur nouveau projet, vous allez pouvoir définir un statut.

Etape 1 : Cliquez sur statut

Etape 2 : Choisissez parmi la liste des 5 statuts

Modifier un label sur la page Paramètres

Les chefs de projet peuvent mettre à jour le label du projet durant les différentes étapes du cycle du projet.

Etape 1 : Cliquez sur label du projet

Etape 2 : Choisissez le nouveau label

Etape 3 : Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer

Filtrer mes projets par label

Vous pouvez filtrer vos projets par label depuis la page d’accueil.

Etape 1 : Cliquez sur Filtres

Etape 2 : Sélectionnez un label

Etape 3 : Cliquez sur Appliquer pour confirmer

Seuls les projets avec les labels sélectionnés apparaitront sur la page d’accueil.

1. Cliquez sur Paramètres

2. Cliquez sur nom du projet

Vous allez pouvoir dans le champ nom du projet renommer votre projet.

3. Cliquez sur Sauvegarder

En cliquant sur Sauvegarder, le nom de votre projet est immédiatement mis à jour.

La fermeture d’un projet désactive instantanément les droits d’accès de tous les Participants. Les données du projet et tous les documents signés ne seront plus disponibles.

Avant de clore un projet, nous vous conseillons de générer une Bible avec les éléments du projet à conserver.

Pour clore un projet, veuillez suivre les instructions ci-dessous :

Les Invités n’ont pas accès à la page Paramètres du projet et ne peuvent donc pas supprimer un projet.

Par défaut tous les Participants du projet seront notifiés par email de la fermeture du projet. Vous avez la possibilité de désactiver les notifications avant de confirmer la suppression.

Fermeture d’un projet pour inactivité

Après 150 jours d’inactivité (aucune connexion sur le projet), un projet est supprimé.

3 emails d’avertissement sont envoyés aux chefs de projet et aux administrateurs :

• Un email à 120 jours d’inactivité est envoyé aux chefs de projet et aux administrateurs
• Un email 7 jours avant la suppression du projet est envoyé aux chefs de projet et aux administrateurs
• Un email à la suppression du projet envoyé aux chefs de projets et aux administrateurs

Comment faire en sorte que mon projet ne soit pas supprimé pour inactivité ?

Il vous suffit de vous connecter sur le projet. Une simple connexion sur le projet permettra de prolonger l’activité de votre projet pour 5 mois supplémentaires.

Pour identifier les projets qui seront prochainement supprimés pour inactivité, un symbole attention est présent sur la carte du projet.

A compter de la suppression, un projet peut être restauré pendant 30 jours par un administrateur depuis la zone abonnement.

Archivez vos documents sensibles dans votre coffre-fort électronique (si vous disposez de l’option) afin d’avoir la garantie de pouvoir les retrouver même après clôture d’un projet.

Que se passe-t-il lorsque je clos un Projet ?

La fermeture d’un Projet entraîne la désactivation instantanée des accès de tous les Participants au Projet (y compris le vôtre).

Le Projet peut toutefois être réactivé pendant un délai de 30 jours par un Administrateur de l’abonnement ( Pour en savoir plus, voir Puis-je rouvrir un projet clos ?). Les données et droits d’accès seront alors restaurés à l’identique.

Si le Projet n’a pas été réactivé à l’issue du délai de 30 jours, l’ensemble des données (documents, Checklist non sauvegardée, documents signés, Bibles) est définitivement supprimé.

Gérer les paramètres du Projet : par exemple définir le label du Projet, le renommer ou encore le clore 

Définir certains droits pour les Invités (chargement de fichiers, création et chargement de dossiers, écrire des commentaires sur la Checklist ou générer des Bibles)

Visualiser le compteur des signatures électroniques du Projet et le coût associé

Relancer les signataires des documents du Projet.