Je suis Administrateur – Closd – FAQ https://help.closd.com FAQ Closd Tue, 17 Dec 2024 12:02:58 +0000 fr-FR hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.1.3 Les exports de la zone abonnement https://help.closd.com/fr/knowledge-base/les-exports-de-la-zone-abonnement/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/les-exports-de-la-zone-abonnement/#respond Tue, 26 Nov 2024 13:13:52 +0000 https://help.closd.com/?post_type=ht_kb&p=2891 L’espace Abonnement vous offre la possibilité de télécharger plusieurs exports au format Excel qui vous donne une vision d’ensemble sur les abonnés ou encore les projets en cours.

Comment accéder à la zone abonnement ?

Etape 1 : Cliquez sur votre prénom en haut à droite

Etape 2 : Cliquez sur Abonnement

Page Abonnés

La page abonnés vous permet de voir les membres de votre abonnement, d’ajouter ou de retirer de nouveaux membres.

Comment télécharger l’export Excel ?

Que comporte l’export de la page abonnés?

  • nom, prénom et adresse e-mail de chaque membre de l’abonnement
  • Rôle de chaque membre (Abonné, Administrateur, Comptable, Responsable archivage)
  • Le nombre de projets actifs de chaque membre
  • La date et l’heure de l’ajout de chaque membre ((UTC+2, heure de Paris)
  • La date et l’heure de chaque connexion (UTC+2, heure de Paris)

Comment identifier la date de dernière connexion et le nombre de projet d’un abonné ?

Sur la page Abonnés, dépliez la ligne correspondant à l’abonné pour y faire apparaitre son nombre de projets actifs et sa date de dernière connexion.

Page projets en cours et projets clos

L’export excel de la page projets en cours et projet clos est le même, il vous permet d’avoir des indicateurs clés du projet. Une colonne vous permettra de filtrer les projets par statut si vous souhaitez isoler les projets en cours ou les projets clos.

Que comporte cet export ?

  • Nom du projet
  • Statut du projet (actif ou clos)
  • Nom et adresse e-mail du créateur du projet
  • Date de création du projet et heure (UTC+2, heure de Paris) ainsi que la date et l’heure de clôture le cas échéant
  • Nombre de participants dans le projet
  • Liste des membres de l’abonnement présent dans le projet
  • Enveloppes de documents déjà facturées
  • Enveloppes de documents non facturées
  • Volume de stockage en Mo
  • Label du projet le cas échéant
  • Référence dossier client le cas échéant
]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/les-exports-de-la-zone-abonnement/feed/ 0 Suivi de la consommation de votre pack de signatures https://help.closd.com/fr/knowledge-base/suivi-de-la-consommation-de-votre-pack-de-signatures/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/suivi-de-la-consommation-de-votre-pack-de-signatures/#respond Mon, 28 Oct 2024 10:46:19 +0000 https://help.closd.com/?post_type=ht_kb&p=2958 Les administrateurs de leur abonnement peuvent accéder à la zone abonnement et suivre l’évolution de la consommation de leur pack de signatures.

Etape 1 : Passez votre souris sur votre Prénom en haut à droite puis cliquez sur Abonnement

Etape 2 : Cliquez sur l’onglet suivi de consommation

Vous pouvez sur cette page suivre l’évolution de votre pack en cours.

Le compteur est mis à jour quotidiennement pendant la nuit.

Etape 3 : Consultez les conditions de son pack

Cliquez sur le ℹ pour consulter notamment la date de fin de validité de votre pack.

Partagez par e-mail le suivi de consommation

Etape 1 : Cliquez sur la flèche

Etape 2 : Renseignez les destinataires

Vous pouvez renseigner un ou plusieurs destinataires avant de cliquer sur le bouton partager. Ils recevront chacun un e-mail avec le nombre d’enveloppes utilisées, la date de dernière mise à jour du pack, la date d’expiration du pack et le message personnalisé si vous l’avez renseigné.

]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/suivi-de-la-consommation-de-votre-pack-de-signatures/feed/ 0 Création d’une liste de diffusion pour ajouter des utilisateurs à un projet https://help.closd.com/fr/knowledge-base/creation-dune-liste-de-diffusion-pour-ajouter-des-utilisateurs-a-un-projet/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/creation-dune-liste-de-diffusion-pour-ajouter-des-utilisateurs-a-un-projet/#respond Tue, 02 Apr 2024 16:28:09 +0000 https://help.closd.com/?post_type=ht_kb&p=2600 Seuls les administrateurs de l’abonnement peuvent accéder à la zone Abonnement.

1. Cliquez sur Abonnement

2. Cliquez sur l’onglet Equipes

3. Cliquez sur Nouvelle équipe

4. Donnez un nom à votre équipe

5. Sélectionnez les membres de votre équipe

6. Cliquez sur Créer l’équipe.

Pourquoi créer des équipes ?

Vous êtes plusieurs au sein de votre organisation à utiliser Closd et vous devez toujours inviter les mêmes chefs de projet en interne sur vos différents projets.

La création d’équipe vous permettra d’ajouter plus rapidement plusieurs membres de votre abonnement à un projet.

Au sein de la page Participants, après avoir cliqué sur ajouter un participant, choisissez l’option A partir d’une équipe. Vous pourrez ensuite sélectionner une équipe dans la liste déroulante. En cliquant sur le bouton ajouter, tous les membres de l’équipe seront ajoutés en même temps.

]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/creation-dune-liste-de-diffusion-pour-ajouter-des-utilisateurs-a-un-projet/feed/ 0 Puis-je rouvrir un Projet clos ? https://help.closd.com/fr/knowledge-base/puis-je-rouvrir-un-projet-clos/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/puis-je-rouvrir-un-projet-clos/#respond Wed, 17 Nov 2021 10:45:21 +0000 https://kb.oqtopus.fr/?post_type=ht_kb&p=272 Oui, dans un délai de 30 jours à compter de sa fermeture par un Chef de projet depuis la page Paramètres du projet.

La fermeture d’un Projet entraîne la perte instantanée des accès de tous les Participants au Projet. Toutefois, les Administrateurs peuvent le réactiver dans la zone abonnement. Pour accéder à la zone abonnement :

  1. Cliquez sur votre prénom en haut à droite
  2. Cliquez sur Abonnement pour accéder à la zone Abonnement
  3. A gauche, cliquez sur Projet clos

Sur la ligne du Projet concerné, dans la colonne suppression définitive cliquez sur Restaurer. Les données et droits d’accès seront alors restaurés à l’identique. 

Vous pouvez décider de ne pas notifier par email les participants du projet en décochant les Chefs de projet et/ou Invités.

Cliquez sur le bouton Restaurer pour confirmer.

En l’absence de réactivation dans le délai de 30 jours, les fichiers et données du Projet sont définitivement supprimés et ne peuvent être récupérés, pour des raisons de sécurité informatique.

]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/puis-je-rouvrir-un-projet-clos/feed/ 0 Comment désigner un Administrateur ? https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-designer-un-administrateur/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-designer-un-administrateur/#respond Wed, 17 Nov 2021 10:44:40 +0000 https://kb.oqtopus.fr/?post_type=ht_kb&p=270 Seul un Administrateur peut désigner un Abonné comme Administrateur de l’abonnement.

Lors de la création de l’Abonnement, un ou plusieurs Administrateurs sont désignés et ce statut leur est attribué lors de la création de leur compte par Closd. Ce statut peut leur être retiré par la suite.

Pour désigner un Abonné comme nouvel Administrateur, vous devez vous rendre dans la zone Abonnement.

  1. Cliquez sur votre prénom en haut à droite
  2. Cliquez sur Abonnement pour accéder à la zone Abonnement
  3. A gauche, cliquez sur Abonnés

Dans la colonne Administrateur activez le bouton pour le Participant qui doit devenir Administrateur, comme dans l’exemple ci-dessous :

Le nouvel Administrateur aura immédiatement accès à la zone Abonnement.

]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-designer-un-administrateur/feed/ 0 Comment ajouter ou supprimer un Abonné ? https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-ajouter-ou-supprimer-un-abonne/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-ajouter-ou-supprimer-un-abonne/#respond Wed, 17 Nov 2021 10:44:07 +0000 https://kb.oqtopus.fr/?post_type=ht_kb&p=268 Seuls les Administrateurs peuvent ajouter des Abonnés depuis la zone Abonnement. Lors de l’ajout d’un Abonné, il vous sera demandé de confirmer la création d’une nouvelle licence pour votre entreprise, avec le coût associé, le cas échéant. Le montant global de la licence s’ajustera alors automatiquement.

Pour accéder à la zone abonnement :

  1. Cliquez sur votre prénom en haut à droite
  2. Cliquez sur Abonnement pour accéder à la zone Abonnement
  3. A gauche, cliquez sur Abonnés

Ajouter un abonné

  • Pour ajouter un Abonné, cliquez sur « Nouvel abonné » en haut à droite de la page Abonnés et renseignez les informations demandées.

Pour ajouter un accès Administrateur et Comptable, décochez « Abonné » et cochez Administrateur et Comptable. Cet accès est gratuit et permettra d’accéder uniquement à la zone Abonnement et facturation.

Supprimer un abonné

Pour supprimer un Abonné, cliquez sur l’icône 🗑 à droite de la ligne de l’Abonné concerné. Son accès aux Projets liés à l’abonnement lui sera alors retiré mais son compte ne sera pas définitivement supprimé.

En retirant un abonné, les projets sur lesquels il ou elle était le seul chef de projet de l’abonnement seront automatiquement réattribués à l’administrateur qui supprime l’abonné.

La suppression définitive du compte et des informations personnelles peut être demandée en écrivant à l’adresse privacy@closd.com

]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-ajouter-ou-supprimer-un-abonne/feed/ 0 Comment gérer mon abonnement ? https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-gerer-mon-abonnement/ https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-gerer-mon-abonnement/#respond Wed, 17 Nov 2021 10:41:44 +0000 https://kb.oqtopus.fr/?post_type=ht_kb&p=261 Pour gérer l’abonnement, il faut avoir le statut d’Administrateur. Un ou plusieurs Administrateurs sont désignés au démarrage de l’abonnement. 

Comment accéder à la zone abonnement ?

Etape 1 : Cliquez sur votre prénom en haut à droite

Etape 2 : Cliquez sur Abonnement

Si vous n’avez pas accès à ce bouton, cela signifie que vous n’êtes pas Administrateur.

Que peut faire un Administrateur ?

Depuis la zone Abonnement, un administrateur peut :

  • Accéder aux informations de paiement depuis la page facturation
  • Accéder à la page suivi de consommation si vous avez un pack de signatures ou un forfait Data room. Suivi de consommation pack de signatures et suivi consommation forfait Data room.
  • Gérer les comptes Abonnés : créer de nouveaux comptes, attribuer ou retirer le statut d’Administrateur, retirer des comptes de l’abonnement ou consulter des informations sur les comptes
  • Visualiser la liste des Projets créés par les Abonnés, en cours ou clos, et les informations les concernant (il ne peut toutefois accéder auxdits Projets que s’il y a été invité)
  • Restaurer des projets clos dans un délai 30 jours après leur suppression. Comment restaurer un projet clos ?

]]> https://help.closd.com/fr/knowledge-base/comment-gerer-mon-abonnement/feed/ 0