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Cette recherche couvre les documents présents dans les modules Documents et Checklist et non les documents signés.  

Résultats de la recherche 

Les résultats suggérés apparaissent automatiquement pendant la saisie. 

Cliquez sur “Afficher tous les résultats” ou appuyez sur Entrée pour accéder à la page complète des résultats (25 résultats par page). 

Si le fichier est au format PDF, il s’ouvre directement dans le lecteur intégré de Closd. 

Pour les autres formats (Word, Excel, etc.), vous serez redirigé vers la page où se trouve le document, avec celui-ci mis en évidence. 

Navigation par dossiers 

Le chemin d’accès au fichier affiché dans les résultats est cliquable. 

En cliquant sur un dossier, vous êtes redirigé vers ce dossier dans le projet concerné. 

En cliquant sur le dernier dossier (celui contenant le fichier), la page du document s’ouvre avec le fichier surligné. 

Filtrez vos résultats 

Vous pouvez filtrer les résultats par projet à l’aide du bouton Filtres. 

Une recherche est possible dans la liste des projets disponibles. 

Les filtres actifs sont visibles et peuvent être retirés individuellement ou réinitialisés en un clic. 

Exemple d’utilisation 

Vous cherchez un fichier nommé “Rapport audit 2024.pdf”, mais vous ne vous rappelez plus dans quel projet il se trouve ? Suivez ces étapes :  

1. Tapez “audit 2024” dans la barre de recherche globale depuis la page d’accueil. 

2. Les fichiers correspondants, tous projets confondus, s’affichent instantanément. 

3. Cliquez sur le résultat PDF pour l’ouvrir dans le lecteur, ou utilisez le chemin de dossier pour accéder à son emplacement dans le projet. 

Si vous êtes invité sur un projet, les résultats affichés dépendent des droits d’accès qui vous ont été accordés par un chef de projet. 

Besoin d’aide ? 

Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter notre équipe support via la plateforme. 

Qu’est-ce que l’OCR ?

L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie qui permet de transformer un document image, qu’il soit scanné ou photographié, en texte numérique. Au cours de ce processus, le texte est intégré de manière transparente à l’image du document original, ce qui permet de le rendre éditable et recherchable, tout en conservant son apparence d’origine.

Processus d’OCRisation

Remplacement du document original : Une fois l’OCRisation effectuée, le document original est remplacé par la version OCRée. Le texte est invisiblement intégré à l’image, rendant le contenu à la fois lisible et interactif.

Impact sur la taille du fichier : L’OCRisation peut entraîner une augmentation de la taille du fichier, car des données supplémentaires sont ajoutées pour rendre le texte numérique manipulable et facilement accessible.

Avantages de l’OCRisation

Reconnaissance et analyse du contenu : L’OCR permet de rendre le document à la fois accessible et reconnaissable, ce qui facilite l’analyse de son contenu, comme la génération d’un résumé.

Recherche de texte : Une fois le document OCRé, il devient possible d’effectuer des recherches sur le texte, facilitant l’accès rapide à des informations spécifiques.

À savoir :

Précision : Bien que l’OCR soit généralement fiable, des erreurs de reconnaissance peuvent survenir, notamment si la qualité du document original est faible.

Formatage : L’OCR peut parfois altérer des éléments complexes tels que les tableaux ou les images, bien que le texte soit correctement reconnu.

Sécurité : Avec Closd, toutes les données sont traitées de manière sécurisée et conforme aux normes les plus strictes de sécurité de la plateforme. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre page sur la sécurité de la plateforme Closd.

Générer un résumé à partir d’un PDF scanné

Il est possible de demander un résumé de document directement dans l’interface.
Voici ce qui s’affiche si le fichier est une image ou un PDF scanné :

Si le document est une image ou un PDF scanné, une étape de conversion via OCR (reconnaissance optique des caractères) est proposée. Il suffit de lancer cette conversion pour permettre la génération du résumé.

Comment partager un dossier ou un fichier ?

Etape 1 : Cliquez sur une l’icône dans la colonne accès qui se trouve sur la même ligne que votre dossier ou fichier.

Etape 2 : Personnalisez les droits d’accès ou partagez à tout le monde.

Les droits d’accès sont granulaires, vous pouvez partager un fichier/dossier en sélectionnant un participant, un groupe ou tout le monde.

En partageant un dossier, tous les fichiers et sous-dossiers présents dans le dossier changent de droits également.

Etape 3 : Cliquez sur partager pour confirmer

Les participants sélectionnés seront notifiés par défaut.
Pour ne pas envoyer la notification, désélectionnez le « notifier les groupes et participants sélectionnés »

Comment partager plusieurs dossiers ou fichiers ?

Pour tout sélectionner, cliquez sur la case à cocher à gauche de NOM.

Depuis la page Documents, vous pouvez télécharger un document en cliquant sur l’icône de téléchargement.

En cliquant sur le nom d’un fichier PDF, il s’ouvrira dans un nouvel onglet dans votre navigateur .

Comment télécharger plusieurs dossiers et ou fichiers ?

Vous pouvez également télécharger plusieurs fichiers et dossiers en une seule fois en utilisant la multi-sélection.

Comment télécharger toute la zone document ?

Solution 1 : depuis la page Documents

Les téléchargements depuis la page Documents sont limités à 200Mo.
Au-delà de 200Mo, vous serez redirigé(e) vers la page Bible.

Si votre sélection fait plus de 200Mo, une page va s’ouvrir pour vous avertir. En cliquant sur « créer une une bible« , vous serez redirigé(e) vers la page Bible pour finaliser votre téléchargement.

Solution 2 : depuis la page Bible

Une Bible est une archive contenant tout ou partie des documents d’un Projet

Vous pouvez télécharger toute la zone Documents en générant une Bible.
Pour en savoir plus, consultez la section Comment générer une Bible ?

voir Comment gérer mes notifications ?

Si vous avez manqué une notification ou désactivé vos notifications, vous retrouverez l’ensemble des fichiers partagés avec vous depuis votre dernière connexion au Projet dans le dossier Fichiers récents, situé en haut de la zone Documents du Projet. 

Les fichiers ajoutés pendant ma session en cours sont également présents dans le dossier Fichiers récents.

En cliquant sur le dossier fichiers récents, vous pouvez directement accéder à l’emplacement du fichier.

Vous pouvez également visualiser facilement ces nouveaux documents dans leurs dossiers respectifs grâce à une pastille rouge qui s’affiche temporairement à droite du nom du document.

A quoi sert le dossier fichiers récents ? [vidéo]

Le stockage de fichiers est limité de la façon suivante :

• Volume maximum de fichiers par Projet : 2 gigaoctets
• Nombre maximum de fichiers par Projet : 2.000

Chaque fichier chargé ne peut pas excéder 150 Mo. La limite est de 500 Mo par fichier uniquement pour les projets Data room.

Vous pouvez charger tous types de fichiers dans la zone Documents (Word, Excel, Pdf etc.)

Page Séance de signature

De plus, seuls les fichiers de taille inférieure à 50 Mo peuvent être signés avec la technologie DocuSign. La limite est de 100 Mo avec la technologie CertEurope. Les fichiers à signer doivent également comporter moins de 2.000 pages.

Un document ne peut pas comporter plus de 99 signataires avec Docusign.

Nombre maximum de documents dans une séance de signature : 400 documents

Cela permet notamment de l’annexer à un contrat dans le cadre d’un audit.

L’index des fichiers est disponible en formats PDF et Excel.

En sélectionnant le format PDF, le fichier s’ouvrira dans un nouvel onglet tandis que celui au format Excel sera téléchargé.

Les Invités peuvent également générer un index des fichiers avec la liste des dossiers et fichiers auxquels ils ont accès.     

Comment partager un index par e-mail ?

Vous pouvez partager un index de fichiers et dossiers directement par e-mail aux participants d’un projet. 

Etape 1 : Dans la zone Documents, cliquez sur Options puis Partager l’index par e-mail.

Etape 2 : Choisissez ensuite le format (Excel ou PDF) et les Participants du projet à qui vous souhaitez envoyer l’index.
Cliquez enfin sur Partager pour confirmer l’envoi

Pour ajouter des fichiers ou des dossiers sur la page Documents, cliquez sur Ajouter puis Ajouter un fichier ou un dossier en haut à droite de la page.

Par défaut, seuls les Chefs de projet peuvent créer des dossiers. Les Chefs de projet peuvent autoriser des Invités à créer des dossiers depuis la page Paramètres du projet.

Vous pouvez également directement glisser-déposer vos fichiers ou dossiers de votre ordinateur à la page Documents d’un de vos projets.

Comment créer plusieurs dossiers en une seule fois ?

Vous pouvez créer automatiquement une arborescence de dossiers (et de sous-dossiers) à partir d’un fichier Excel dans la zone Documents.

Pour commencer cliquez sur Options puis Créer une arborescence (Excel).

Etape 1 : téléchargez et complétez le modèle de fichier Excel

Etape 2 : complétez et chargez le fichier sur la plateforme. Votre arborescence est créée !

En utilisant le modèle Excel, vous allez pouvoir numéroter vos dossiers autrement que par ordre alphabétique et donc personnaliser la numérotation de votre arborescence.

Vos arborescences de dossiers se ressemblent d’une Data room à l’autre ? Créez un modèle et enregistrez-le pour pouvoir le réutiliser sur vos prochains projets.

 L’import du fichier Excel ne permet de pas de modifier la numérotation d’un dossier déjà créé. 

Les Invités peuvent-ils ajouter des fichiers ?

Par défaut, oui, tous les invités peuvent ajouter des fichiers lorsque le projet est créé.

Les Chefs de projet peuvent par la suite désactiver cette option pour tous les invités, certains groupes d’Invités ou uniquement certains participants.

Tous les chefs de projet peuvent ajouter des fichiers, ce droit ne peut pas être retiré à un chef de projet.

Rendez-vous sur la page Paramètres dans la section Droits d’accès.

• Si un participant ou un groupe est coché = il peut ajouter des fichiers sur la page Documents (et Checklist)
• Si un participant ou un groupe est décoché = il ne peut pas ajouter des fichiers sur la page Documents (et Checklist).

Par défaut, les fichiers chargés par un Invité dans un dossier prendront les droits d’accès du dossier. Si un fichier n’est pas chargé dans un dossier, il sera visible par l’Invité qui charge le fichier et les Chefs de projets.

Comment créer un historique de versions d’un document ?

Par défaut, les Participants ayant accès à la version précédente auront également accès à la nouvelle version.

Comment visualiser l’historique des versions d’un document ?

Etape 1 : dans le menu du document concerné, cliquez sur Gérer les versions

Etape 2 : cliquez ensuite sur Historique en haut à droite

Etape 3 : Visualisez vos différentes versions

Vous pourrez ici :

• supprimer une version
• modifier les droits d’accès d’une version
• voir la taille de chaque version, la date de la dernière modification et le nom du participant ayant réalisé l’action