Avant de commencer, conservez toujours une copie originale du document.

Etape 1 : Sélectionner le document à caviarder

Pour démarrer, accédez au module Documents. Dans la colonne Options à droite du document, cliquez sur les trois petits points (⋮) intitulés “Autres actions”. Puis dans le menu déroulant, sélectionnez l’option encadrée “Caviarder”.

À savoir : Un document caviardé peut être plus volumineux que l’original, selon le nombre de pages et de marques de caviardage. Pour le calcul du stockage, seule la taille d’origine du document sera prise en compte.
Vous pouvez suivre l’évolution de l’espace utilisé depuis la page Paramètres.

Cliquez sur « Continuer » pour ouvrir le document dans un nouvel onglet.

Etape 2 : Appliquer le caviardage

Deux méthodes sont disponibles :

• Caviarder par mots-clés : Cliquez dans la barre de Recherche de texte et saisissez le texte à caviarder.

• Caviarder par zone : Cliquez sur « Commencer », faites glisser le curseur pour sélectionner une zone à caviarder. Et, si nécessaire, appliquez la même sélection à toutes les pages (ex. logo). Une fois terminé, cliquez sur « Arrêter« .

Vérifiez la liste des informations à masquer avant de finaliser le processus. Cette vérification est essentielle pour garantir la conformité et éviter toute fuite.

Etape 3 : Finaliser le caviardage

Pour enregistrer le caviardage de votre document, cliquez sur « Enregistrer ».
Les éléments masqués seront définitivement caviardés et ne pourront plus être modifiés.

Durant l’enregistrement du caviardage. Veuillez ne pas rafraîchir la page afin d’éviter toute interruption.

Une notification avec la mention « Caviardage enregistré » apparaît en bas de la plateforme pour confirmer la fin de l’opération.

Le document est alors mis à jour et porte le tag Caviardé.

Conseil : Relire le document pour confirmer que toutes les informations sensibles que vous souhaitiez masquer sont bien couvertes.

Comment partager un dossier ou un fichier ?

Etape 1 : Cliquez sur une l’icône dans la colonne accès qui se trouve sur la même ligne que votre dossier ou fichier.

Etape 2 : Personnalisez les droits d’accès ou partagez à tout le monde.

Les droits d’accès sont granulaires, vous pouvez partager un fichier/dossier en sélectionnant un participant, un groupe ou tout le monde.

En partageant un dossier, tous les fichiers et sous-dossiers présents dans le dossier changent de droits également.

Etape 3 : Cliquez sur partager pour confirmer

Les participants sélectionnés seront notifiés par défaut.
Pour ne pas envoyer la notification, désélectionnez le « notifier les groupes et participants sélectionnés »

Comment partager plusieurs dossiers ou fichiers ?

Pour tout sélectionner, cliquez sur la case à cocher à gauche de NOM.

Depuis la page Documents, vous pouvez télécharger un document en cliquant sur l’icône de téléchargement.

En cliquant sur le nom d’un fichier PDF, il s’ouvrira dans un nouvel onglet dans votre navigateur .

Comment télécharger plusieurs dossiers et ou fichiers ?

Vous pouvez également télécharger plusieurs fichiers et dossiers en une seule fois en utilisant la multi-sélection.

Comment télécharger toute la zone document ?

Solution 1 : depuis la page Documents

Les téléchargements depuis la page Documents sont limités à 200Mo.
Au-delà de 200Mo, vous serez redirigé(e) vers la page Bible.

Si votre sélection fait plus de 200Mo, une page va s’ouvrir pour vous avertir. En cliquant sur « créer une une bible« , vous serez redirigé(e) vers la page Bible pour finaliser votre téléchargement.

Solution 2 : depuis la page Bible

Une Bible est une archive contenant tout ou partie des documents d’un Projet

Vous pouvez télécharger toute la zone Documents en générant une Bible.
Pour en savoir plus, consultez la section Comment générer une Bible ?

Une Bible est une archive contenant tout ou partie des documents d’un Projet. Une fois générée (via la page Bibles), elle peut être téléchargée et/ou partagée avec les autres Participants.

Pour créer une Bible :

Une fois votre Bible créée, sa durée de vie est de 96h. Si vous la partagez à des Invités, ils pourront aussi la télécharger jusqu’à 96h à compter de votre partage.

Vous pouvez générer une Bible allant jusqu’à 1 Go. Si vous essayez de générer une Bible supérieure à 1 Go, un message d’alerte s’affichera pour vous prévenir. Envoyez un email à support@closd.com en précisant le nom de votre projet, l’assistance technique Closd pourra générer votre Bible supérieur à 1 Go.

Quels documents puis-je inclure dans la bible ?

Une Bible peut contenir tous les fichiers auxquels l’Utilisateur qui la génère a accès.

En tant que Chef de projet, vous avez accès à l’ensemble des fichiers du Projet. Vous pouvez donc inclure dans une Bible l’intégralité des documents de votre Data room qui se trouvent dans la page Documents.

Comment télécharger une Bible ?

Si vous avez généré une ou Bible ou si une Bible vous a été partagée, cliquez sur le bouton Télécharger pour la télécharger sur votre ordinateur (ou autre appareil).

La Bible sera téléchargée au format zip, pensez à la « dézipper » (clic droit puis extraire tout) afin de pouvoir cliquer sur les liens hypertextes de l’index de la Bible.

Comment partager une bible ?

En créant une bible, elle sera uniquement disponible sur votre espace.

Pour la partager à d’autres participants, cliquez sur le bouton Partager puis sélectionnez vos groupes ou participants. En cliquant sur partager, la bible sera immédiatement partagée aux participants sélectionnées. Ils pourront se connecter sur la page Bible de leur projet pour la télécharger.

Qui peut générer des bibles ?

Par défaut, seuls les Chefs de projet peuvent générer des Bibles. Dans la matrice des droits d’accès de la page Paramètres du projet, vous pouvez autoriser les Invités de votre choix à créer des Bibles. Si dans la colonne création de Bibles autorisée, l’invité (ou son groupe) est coché, pourra également générer des Bibles, mais seulement avec les fichiers auxquels il a accès.

Pour ajouter des fichiers ou des dossiers sur la page Documents, cliquez sur Ajouter puis Ajouter un fichier ou un dossier en haut à droite de la page.

Tous les Chefs de projet peuvent par défaut ajouter des fichiers et des dossiers. Ce droit ne peut pas leur être retiré.

Les Chefs de projet peuvent déterminer qui parmi les Invités peuvent ajouter des dossiers ou fichiers dans la section droits d’accès de la page Paramètres.

Vous pouvez alors faire glisser vos fichiers et/ou dossiers dans la zone grise ou directement dans la page Documents. Ils seront automatiquement chargés sur la plateforme. Vous pouvez également cliquer sur les boutons Importer des fichiers ou Importer des dossiers en bas de la fenêtre puis sur Démarrer l’import pour finaliser l’ajout.

Comment créer plusieurs dossiers en une seule fois ?

Vous pouvez créer automatiquement une arborescence de dossiers (et de sous-dossiers) à partir d’un fichier Excel dans la zone Documents.

Pour commencer cliquez sur Options puis Créer une arborescence (Excel)

Etape 1 : téléchargez et complétez le modèle de fichier Excel

Etape 2 : complétez et chargez le fichier sur la plateforme. Votre arborescence est créée !

En utilisant le modèle Excel, vous allez pouvoir numéroter vos dossiers autrement que par ordre alphabétique et donc personnaliser la numérotation de votre arborescence.

Vos arborescences de dossiers se ressemblent d’une Data room à l’autre ? Créez un modèle et enregistrez-le pour pouvoir le réutiliser sur vos prochains projets.

 L’import du fichier Excel ne permet de pas de modifier la numérotation d’un dossier déjà créé. 

Vous pouvez aussi ajouter un dossier en cliquant sur Ajouter puis Nouveau dossier.

Les Invités peuvent-ils ajouter des fichiers ?

Par défaut, oui, tous les invités peuvent ajouter des fichiers lorsque le projet est créé.

Les Chefs de projet peuvent par la suite désactiver cette option pour tous les invités, certains groupes d’Invités ou uniquement certains participants.

Tous les chefs de projet peuvent ajouter des fichiers, ce droit ne peut pas être retiré à un chef de projet.

Rendez-vous sur la page Paramètres dans la section Droits d’accès.

• Si un participant ou un groupe est coché = il peut ajouter des fichiers sur la page Documents (et Checklist)
• Si un participant ou un groupe est décoché = il ne peut pas ajouter des fichiers sur la page Documents.

Par défaut, les fichiers chargés par un Invité dans un dossier prendront les droits d’accès du dossier. Si un fichier n’est pas chargé dans un dossier, il sera visible par l’Invité qui charge le fichier et les Chefs de projets.

Comment créer un historique de versions d’un document ?

Par défaut, les Participants ayant accès à la version précédente auront également accès à la nouvelle version.

Comment visualiser l’historique des versions d’un document ?

Etape 1 : dans le menu du document concerné, cliquez sur Gérer les versions

Etape 2 : cliquez ensuite sur Historique en haut à droite

Etape 3 : Visualisez vos différentes versions

Vous pourrez ici :

• supprimer une version
• modifier les droits d’accès d’une version
• voir la taille de chaque version, la date de la dernière modification et le nom du participant ayant réalisé l’action

voir Comment gérer mes notifications ?

Si vous avez manqué une notification ou désactivé vos notifications, vous retrouverez l’ensemble des fichiers partagés avec vous depuis votre dernière connexion au Projet dans le dossier Fichiers récents, situé en haut de la zone Documents du Projet. 

Les fichiers ajoutés pendant ma session en cours sont également présents dans le dossier Fichiers récents.

En cliquant sur le dossier fichiers récents, vous pouvez directement accéder à l’emplacement du fichier.

Vous pouvez également visualiser facilement ces nouveaux documents dans leurs dossiers respectifs grâce à une pastille rouge qui s’affiche temporairement à droite du nom du document.

A quoi sert le dossier fichiers récents ? [vidéo]

Cela permet notamment de l’annexer à un contrat dans le cadre d’un audit.

L’index des fichiers est disponible en formats PDF et Excel.

En sélectionnant le format PDF, le fichier s’ouvrira dans un nouvel onglet tandis que celui au format Excel sera téléchargé.

Les Invités peuvent également générer un index des fichiers avec la liste des dossiers et fichiers auxquels ils ont accès.     

Comment partager un index par e-mail ?

Vous pouvez partager un index de fichiers et dossiers directement par e-mail aux participants d’un projet. 

Etape 1 : Dans la zone Documents, cliquez sur Options puis Partager l’index par e-mail.

Etape 2 : Choisissez ensuite le format (Excel ou PDF) et les Participants du projet à qui vous souhaitez envoyer l’index.
Cliquez enfin sur Partager pour confirmer l’envoi