Closd vous permet d’activer une option qui exigera à tous les participants (y compris vous-même) de signer un document en signature simple via Docusign avant de pouvoir accéder à la Data room.

Comment activer l’option dans les Paramètres ?

Etape 1 : activez l’option sur la page Paramètres

En tant que chef de projet, vous pouvez accéder à la page Paramètres du projet.

Dans la section Accord de confidentialité, cliquez sur Activer.

Etape 2 : chargez votre NDA

Vous pouvez charger un document au format PDF ou Word. Le document ne doit pas faire plus de 50 Mo.

Le choix du document chargé est libre, vous pouvez charger un NDA ou un autre document.

Etape 3 : Préparez votre document

Placez vos balises, vous devez placer à minima une balise de signature. La balise de signature correspond à l’emplacement où le signataire devra cliquer pour apposer sa signature.

Etape 4 : signez votre NDA

En finalisant la préparation de votre document, vous serez automatiquement redirigé vers la page Paramètres. Pour maintenir votre accès à la Data room il vous sera demandé de signer le NDA en cliquant sur accéder au document.

Chaque signataire recevra par email l’exemplaire signé de son NDA.

Que voit un participant qui n’a pas encore signé son NDA ?

En essayant d’accéder au projet, un message apparaitra demandant au participant de signer son accord de confidentialité. Ce n’est qu’à la signature du document que l’accès au projet sera autorisé.

Quels participants ont signé le NDA ?

Pour vérifier quels sont les participants ayant signé le NDA et qui sont ceux par conséquent qui ont accès à la Data room, rendez-vous sur la page Participants de votre projet.

La coche en vert sur la carte du participant indique que le participant a signé le NDA et peut donc désormais accéder à la Data room.

Le symbole attention signifie que le participant n’a pas encore signé le NDA et ne peut donc pas encore accéder à la Data room.

Comment télécharger les NDA signés ?

Seuls les chefs de projet peuvent télécharger les NDA sur la page Participants.

Vous pouvez également télécharger les NDA depuis la page Bible. A la fin de votre Data room, générez une Bible en y incluant l’ensemble des documents de votre Data room. Vous pourrez également sélectionner vos NDA signés en un clic dans les options de génération d’une Bible.

Pour en savoir plus sur la génération d’une Bible, consultez l’article ci-dessous :

La signature d’un NDA dans une Data room n’entraîne pas de surcoût.

Etape 1 : Passez votre souris sur votre Prénom en haut à droite puis cliquez sur Abonnement

Etape 2 : Cliquez sur l’onglet suivi de consommation

Etape 3 : Visualisez l’évolution de votre pack

Grâce à la jauge, identifiez rapidement l’utilisation globale de votre espace de stockage.

Vous pouvez également voir la répartition du stockage par Data room. Vous aurez ainsi une vision d’ensemble de vos Data room et le poids de chacune dans l’espace global de stockage.

Comment augmenter le stockage de votre forfait Data room ?

Etape 1 : Cliquez sur Gérer le stockage

Etape 2 : Choisissez votre nouvelle offre

Comment activer ou désactiver le dépassement de forfait ?

Après avoir cliqué sur gérer le stockage, vous allez pouvoir activer une option de dépassement. Une fois l’option activée, vous pourrez définir le volume en Go de l’autorisation de dépassement.

Vous pourrez retrouver sur vos factures une ligne correspondant au dépassement de votre forfait

Partagez par e-mail le suivi de consommation

Etape 1 : Cliquez sur la flèche

Etape 2 : Renseignez les destinataires

Vous pouvez renseigner un ou plusieurs destinataires avant de cliquer sur le bouton partager. Ils recevront chacun un e-mail avec :

• Volume de données
• Dépassement autorisé le cas échéant
• La date de dernière mise à jour
• La date de date de souscription
• La date de renouvellement

Etape 2 : Choisissez parmi l’une des deux options

Option 1 : Besoin ponctuel

Si vous avez un besoin ponctuel, vous allez pouvoir créer directement votre Data room. En cliquant sur le bouton « configurez » vous allez être redirigé vers une page vous demandant de sélectionner la durée (en mois) et le volume (en Mo ou Go) de votre Data room.
En cliquant sur « conditions tarifaires » , vous pourrez accéder à une vue d’ensemble de la tarification des différentes configurations possibles de la data room.

Une fois les conditions tarifaires acceptées et après avoir cliqué sur « suivant » , il ne vous restera plus qu’à rentrer les informations de votre data room, et celle-ci sera créée.

Si votre cabinet ou entreprise détient un abonnement Closd, vous bénéficiez d’une remise exceptionnelle de 30% pour toute ouverture d’une Data room.

Si besoin, vous pourrez retrouver les conditions tarifaires ci-après.

Option 2 : Besoins récurrents

Cliquez sur « contactez-nous » et complétez le formulaire de contact. Un de nos experts vous contactera dans les plus brefs délais pour vous proposer une tarification personnalisée et attractive.

Les fichiers

Les dossiers

Les bibles

Imanage

Polyoffice

Comment télécharger le journal d’activité ?

Pour télécharger la liste entière des Logs, cliquez sur Exporter toute l’activité. La liste sera téléchargée au format Excel.

Comment filtrer les actions par date, utilisateurs ou action ?

Etape 1 : Cliquez sur Filtres

Etape 2 : Choisissez les filtres à appliquer

Etape 3 : Cliquez sur Appliquer

Les filtres appliqués s’affiche au dessus du tableau des logs

Vous pouvez exporter la sélection filtrée en cliquant sur Exporter les résultats.

Comment consulter l’historique des logs d’un fichier ou un dossier ?

Vous avez besoin d’identifier rapidement l’historique d’activité d’un fichier ou d’un dossier ?

Vous pouvez le faire depuis la page Documents.

Cliquez sur les trois petits points à droite du fichier ou dossier pour ouvrir le menu d’options puis Afficher les logs.

Une fenêtre s’affiche avec l’historique des logs. Vous pouvez télécharger cet historique au format Excel en cliquant sur le bouton télécharger en bas à droite de la fenêtre.

La page Paramètres est uniquement accessible aux Chefs de projet. Les Invités ne peuvent donc pas la voir.

1. Paramètres de la Data room

Dans la section Paramètres de la Data room, vous aller pouvoir renseigner ou modifier différentes informations :

• Renommer le nom de la Data room
• [Optionnel] Modifier le label du projet. Il sera affiché sur la carte correspondant au projet sur la page d’accueil. Vous aurez également la possibilité de filtrer vos différents projets par label sur la page d’accueil
• [Optionnel] Indiquer ou modifier une date de réalisation estimée. Cette date ne correspond pas la date de renouvellement contractuelle, il s’agit d’une date d’estimation de fin de Data room que vous pouvez indiquer. Vous pourrez utiliser ce critère dans les filtres de la page d’accueil.
• [Optionnel] Indiquer une référence dossier client. Cette référence sera présente sur vos factures. Vous pourrez utiliser ce critère pour chercher un projet depuis la page d’accueil.

2. Les droits d’accès

• Téléchargement de fichiers autorisé: si la case est décochée, les Participants sélectionnés ne pourront pas télécharger de fichiers mais pourront les visualiser sur la plateforme avec des filigranes. Si la case est cochée, ils pourront télécharger les fichiers.
• Chargement de fichiers autorisé : si la case est cochée, les Participants sélectionnés pourront chargés des fichiers dans la Data room. Si la case est décochée, ils ne pourront pas charger de fichiers.
• Chargement et création de dossiers autorisé : si la case est cochée, les Participants pourront créer et charger des dossiers. Si la case est décochée, ils ne pourront pas créer des dossiers.
• Création de Bible autorisée : si la case est cochée, les Participants sélectionnées pourront générer des Bibles, si elle est décochée, ils ne pourront pas générer de Bible.
• Création de question Q&A : si la case est cochée, les Participants pourront ajouter des questions dans la page Q&A. Si elle est décochée, ils ne pourront pas ajouter de question.

Tous les chefs de projet peuvent réaliser toutes les actions présentes dans le tableau droits d’accès.

Par défaut, à la création du projet, les Invités peuvent charger des fichiers et télécharger les fichiers (ceux qu’ils ont chargé et qu’ils leur ont été partagés).

Le type de fichiers où les filigranes s’affichent sont les PDF, les Word (uniquement .docx, .doc, .rtf), les Excel (uniquement .xls, xlsx) et les Powerpoint (.pptx, .ppt, .ppsx, .pps). Si un fichier n’appartenant pas à cette liste est partagé à un Invité qui n’est pas autorisé à télécharger, le fichier sera masqué pour cet Invité.

3. Statistiques d’usage

Dans les statistiques d’usage, vous pourrez y retrouver les différentes informations ci-dessous :

• Date de création
• Durée d’engagement
• Date de renouvellement
• Nombre de documents
• Nombre de documents archivés (si vous avez l’option coffre-fort)
• Stockage : le volume en Mo de la Data room

Comment augmenter le stockage de votre Data room (uniquement pour les Data room à l’unité)

Les chefs de projet (rattaché à l’abonnement) reçoivent une notification par email à 80% et 100% de la capacité de stockage.

Lorsque la Data room aura atteint 80% de sa capacité, un bouton augmenter le stockage apparaitra pour vous permettre d’ajouter des Mo ou Go à votre Data room.

Comment ajouter une question ?

Par défaut, seuls les chefs de projet peuvent ajouter une question. Pour permettre aux Invités d’ajouter une question, rendez-vous sur la page Paramètres du projet.

Cliquez sur le bouton Ajouter une question

Suivez ensuite les étapes suivantes pour ajouter votre question :

Ajouter plusieurs questions en une seule fois

Nous mettons à votre disposition un modèle de fichier Excel qui vous permet d’ajouter plusieurs questions en une seule fois.

Etape 1 : Cliquez tout d’abord sur le bouton Importer des questions

Etape 2 : Télécharger le modèle

Etape 3 : Complétez le modèle avec vos questions en colonne A et les catégories en colonne B.

Etape 4 : Chargez le fichier complété (que vous avez au préalable enregistré sur votre ordinateur)

Etape 5 : Cliquez sur le bouton Importer pour valider. Les questions sont importés .

En utilisant le modèle Excel, les questions seront par défaut uniquement visibles par les chefs de projet. Une fois les questions importées, vous pourrez modifier les droits de partage en cliquant sur les icônes dans la colonne Accès.

Comment télécharger toutes les questions ?

Pour obtenir la liste de toutes les questions de votre page Q&A, vous pouvez télécharger la liste au format Excel en cliquant sur le bouton « Export Excel ».

Les Chefs de projet auront accès à toutes les questions du projet dans leur export Excel alors que les Invités n’y trouveront que les questions qui leur ont été partagées.

Comment répondre à une question ?

Identifier la question à laquelle vous souhaitez apporter une réponse puis cliquez sur Répondre.

Vous pouvez utiliser les filtres pour vous aider à identifier les questions en attente de réponse.

Dans la zone dédiée, vous aller pouvoir ajouter votre réponse. Une fois votre réponse finalisée, cliquez sur Envoyer.

En ajoutant votre réponse, la question passera de statut en attente de réponse à en attente de validation. Seuls les chefs de projets pourront ensuite clôturer la réponse.

En cliquant sur Envoyer, vous ne pourrez plus modifier votre réponse, ni la supprimer.

Comment valider une question ?

Seuls les chefs de projet peuvent clôturer les questions.

Le statut de la question passera de en attente de clôture à question clôturée.

Tout ajout de réponses sera désormais impossible.

Vous pouvez utiliser le filtre en attente de clôture pour vous aider à identifier les questions à clôturer.

Comment afficher les questions par statut, catégorie ou auteur ?

Les filtres vous permettront de naviguer plus facilement dans le tableau des questions et réponses de la page Q&A.