2. Cliquez sur Mettre à jour un modèle

3. Sélectionnez le modèle à éditer dans la liste

4. Indiquez un nouveau nom à votre modèle (optionnel)

5. Cliquez sur Suivant

6. Définissez les droits de partage et de modification

Vous pouvez sélectionner les membres de votre abonnement qui pourront avoir accès à la checklist.

Utilisez le champ Rechercher un membre pour rapidement sélectionner un membre de votre abonnement.

Il existe deux droits d’accès distincts :

• Modification : le membre peut modifier mais ne peut pas partager le modèle à d’autres membres
• Lecture seule : le membre ne peut ni modifier ni partager le modèle

7. Cliquez sur enregistrer le modèle. Votre modèle est sauvegardé !

Pour sauvegarder une liste de tâches, cliquez sur Options puis Enregistrer en tant que modèle.

Vous pouvez ensuite partager le modèle que vous êtes en train d’enregistrer. Les membres de votre cabinet ou de votre entreprise pourront immédiatement s’en servir et ils seront notifiés par email du partage.

Les éléments sauvegardés sont :
Les libellés des titres et tâches ;
La structure des éléments (ordre et indentation) ; 
Les descriptions des tâches.

2. Réutiliser la Checklist sur un nouveau projet

Dans votre nouveau projet, cliquez sur importer une checklist puis à partir d’un modèle.

Retrouvez vos modèles dans la section Checklists sauvegardées. Cliquez sur le modèle puis Utiliser ce modèle en bas à droite.

Vous pourrez dans un second temps déterminer les droits d’accès des tâches avant de confirmer le chargement.

Le partage de Checklists ne peut être effectué qu’entre membres du même abonnement. 

1. Créez votre section et nommez la.
2. Ajouter la sous-section en cliquant sur le bouton « Plus » qui se trouve sur la même ligne de votre section.
3. Choisissez « Ajouter une section »: Une sous-section sera rajoutée en dessous de votre section :

• Pour ajouter une tâche sous la sous-section, veuillez cliquer sur le bouton « Plus » situé au niveau de la sous-section, et choisissez  » Ajouter une tâche »:

Consultez Comment fonctionnent les tâches ? pour voir comment créer des titres.

Vous pouvez également importer votre checklist à l’aide du modèle Excel à télécharger et à remplir avec vos sections, sous-section et/ou tâches, puis à charger sur la page Checklist.

Dans quel cas importer le modèle de checklist ?

• Vous avez un modèle en interne que vous voulez dématérialiser sur Closd
• Vous voulez créer plusieurs sections, sous-sections et/ou tâches en une seule fois

Comment importer une checklist ?

Dupliquer vers une tâche

Un même fichier peut être associé à plusieurs tâches

Dans quel cas dupliquer un fichier ?

Utilisez la fonction dupliquer vers, lorsque vous voulez garder l’original d’un fichier avant de le modifier avec l’intégration Microsoft Office.

Comment déplacer un fichier vers une tâche ?

Vous pouvez utiliser la multi-sélection pour déplacer plusieurs fichiers en une seule fois.

Une fois déplacé, le fichier ne sera plus présent dans sa tâche d’origine.

Etape 2 : Suppression de la tâche

Un message d’avertissement apparait informant que la suppression sera définitive après validation de deux chefs de projet .

Etape 3 : Tâche en attente de suppression

En cliquant sur le bouton supprimer en étape 2, la tâche se met en statut en attente de suppression. Elle est grisée et ne peut plus être modifiée.

Tous les chefs de projet reçoivent l’email ci-dessous :

Etape 4 : confirmation de la suppression de la tâche

En cas de validation de deux chefs de projet dans un délai de 72 heures, la tâche est supprimée. Dans le cas contraire, la tâche ne sera pas supprimée et pourra être à nouveau modifiée.

Où trouver les modèles ? Allez sur la page Checklist, cliquez sur Ajouter, puis sur Parcourir les modèles. Sélectionnez ensuite Modèle LexisNexis et choisissez le modèle dans la liste déroulante sous Toutes les catégories.

Acquisition cession SA

Apport partiel d’actifs

Approbation des comptes

Cession de fonds de commerce

Constitution d’une SAS

Fusion absorption

Levée de fonds

Scission

Cliquez sur la ou les pièces jointes, puis sur les trois petits points et sélectionnez Télécharger

Comment télécharger plusieurs fichiers joints à une tâche ?

Etape 1 : Cliquez sur pièces jointes de la tâche puis sur Tout télécharger

Vous pouvez sélectionner tous les fichiers joints d’un seul clic en cliquant sur la case à gauche de « Nom »

Comment télécharger tous les fichiers joints à la checklist ?

Solution 1 : Depuis la page Checklist

Etape 1 : Cliquez sur Options puis Voir tous les fichiers joints

Etape 2 : Cliquez sur Tout télécharger

Solution 2 : Depuis la page Documents

Etape 1 : Cliquez sur le dossier fichiers joints à la checklist

Etape 2 : Utilisez la multi-sélection pour télécharger plusieurs ou tous les fichiers joints à la checklist en une seule fois

Dans le dossier fichiers joints à la checklist, chaque dossier correspond à une tâche de la checklist et contient les fichiers qui ont été ajoutés depuis la checklist.

Les téléchargements depuis la page Documents et Checklist sont limités à 200Mo.
Au-delà de 200Mo, vous serez redirigé(e) vers la page Bible.

Si votre sélection fait plus de 200Mo, une page va s’ouvrir pour vous avertir. En cliquant sur « créer une une bible« , vous serez redirigé(e) vers la page Bible pour finaliser votre téléchargement.

Solution 3 : Depuis la page Bibles

Une Bible est une archive contenant tout ou partie des documents d’un Projet.

Vous pouvez télécharger toutes les pièces jointes de la checklist en générant une Bible.
Pour en savoir plus, consultez la section Comment générer une Bible ?

• les droits d’accès des tâches
• les droits d’accès des pièces jointes des tâches

En tant que Chef de projet, vous pouvez définir des droits d’accès pour les tâches sur la Checklist, en choisissant quels Participants (ou groupes) peuvent voir chaque tâche et accéder aux pièces jointes de chaque tâche.

Comment partager une tâche ?

Les Observateurs peuvent joindre des fichiers à la tâche si les Chefs de projet ont activé l’option dans la page Paramètres.

Le partage d’une tâche ne donne pas accès aux pièces jointes joints à la tâche.

Comment partager plusieurs tâches en une seule fois ?

La multi-sélection vous permet de partager plusieurs tâches en une seule fois

Comment partager les pièces jointes d’une tâche ?

Comment partager toutes les pièces jointes de la checklist en une seule fois ?

Comment créer et modifier un statut ?

Les Chefs de projet peuvent créer et modifier des statuts.

Les modifications et créations de statuts sont paramétrables par projet. Une fois un statut modifié dans un projet, cette modification est appliquée à tous les membres du projet.

Il existe 12 statuts par défaut, divisés en 5 catégories :

• Non démarré : non démarré, Brouillon
• En cours : Démarré, En rédaction, Transmis
• En attente : A transmettre, A faire, En attente de validation
• Effectué : Terminé, Validé
• Annulé : Annulé, Refusé

Le statut non démarré (en gris) est le seul statut qui ne peut pas être modifié.

Créer un statut

Modifier un statut

Etape 1 : cliquez sur « éditer les statuts »

Etape 2 : éditer, déplacer ou supprimer un statut

Comment éditer un statut ?

Pour l’édition d’un statut, cliquez sur « éditer un statut ». Le nom, la catégorie et la couleur sont modifiables. N’oubliez pas de cliquer sur « enregistrer les modifications » pour sauvegarder vos changements.

Comment supprimer un statut ?

Pour supprimer un statut, cliquez sur l’icône .

En supprimant un statut, les tâches liées à ce statut passeront en statut « non démarré » (en gris).

Comment déplacer un statut d’une catégorie à une autre ?

Vous pouvez faire glisser-déposer un statut d’une catégorie à une autre en le déplaçant comme montré dans l’animation ci-dessous :

N’oubliez pas de cliquer sur « enregistrer les modifications » pour sauvegarder vos changements.

Qui peut faire évoluer le statut d’une tâche ?

Les Chefs de projet et les Validateurs peuvent modifier tous les statuts.

Les Responsables de tâche (qui ne sont pas Chefs de projet) peuvent sélectionner les statuts en catégorie non démarré, en cours ou en attente.

Les Responsables de tâche (qui ne sont pas chefs de projet) ne peuvent pas sélectionner les statuts en catégorie effectué ou annulé.

Vous pouvez exporter votre checklist au format Word ou PDF en cliquant sur Options en haut à droite de la page Checklist puis en sélectionnant « Exporter en PDF » ou « Exporter au Word ».

Si vous avez souscrit à l’option de personnalisation, votre logo apparaîtra sur l’export de votre Checklist.

En sélectionnant le format PDF, le fichier s’ouvrira dans un nouvel onglet tandis que celui au format Word sera téléchargé

Partager ma checklist par email

• Leur envoyer des rappels automatiques en définissant la fréquence via la colonne « date d’achèvement ». En cliquant sur l’échéance de la tâche, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Les rappels automatiques sont envoyés aux Responsables et aux Validateurs si les statuts ne sont pas dans l’une des catégorie suivante : « Non démarré », « Effectué » ou « Annulé ».

• Leur envoyer des messages ponctuels en cliquant sur « relancer les responsables » via le menu dans la colonne « tâche ».

Pour recevoir une copie de l’email envoyé, assurez-vous de cocher la case « recevoir une copie du message » avant de cliquer sur Valider.