Pour faciliter la signature de plusieurs documents, vous pouvez grouper jusqu’à 15 documents à signer pour vos signataires.
Vos signataires pourront donc signer plus rapidement plusieurs documents en même temps.
Comment ça fonctionne ?
Rendez-vous sur la page Séance de signature le bouton « Grouper les documents » est activé par défaut et permettra le groupement de vos documents.
Toutes les options de lancement de votre séance vous permettront de bénéficier du groupement, vous pouvez donc Démarrer votre séance, la programmer ou envoyer vos documents via la multi-sélection.
Quels sont les avantages ?
- Vos signataires pourront signer jusqu’à 15 documents simultanément
- Chaque signataire recevra uniquement 1 sms pour valider la signature de plusieurs documents (signature avancée)
- Confidentialité garantie : en groupant les documents d’une séance de signature chaque signataire ne voit que ses documents à signer
La fonctionnalité fonctionne uniquement avec Docusign
Si un document est annulé par l’un des signataires, cette annulation aura un impact sur tout le groupe de document qui sera aussi annulé (à l’exception des documents déjà signés).
Les conditions de groupement
- Pour pouvoir être regroupé, le groupe de document doit avoir le même type de signature (soit simple, soit avancée). Les documents ne sont groupés que par type de signature. Des documents en signature simple ne peuvent pas être dans le même groupe que des documents en signature avancée et vice versa.
- Le prestataire Docusign doit être désigné pour les documents
- Le bouton « grouper les documents » doit être activé dans la séance
La fonctionnalité ordre de signature peut être combinée avec le groupement de documents. Les groupements seront créés en respectant l’ordre de signature défini.
Comment visualiser les différents groupes ?
Avant de confirmer le lancement de votre séance, en cliquant sur démarrer la séance, vous pourrez prévisualiser la réparation de vos documents dans les différents groupes.
Les cas d’exclusion
Le groupement ne s’applique pas si un document :
- comporte un ordre de signataire
- a un validateur désigné (qui n’a pas validé le document)
- est en signature qualifiée
- a plus de 20 signataires
- est envoyé individuellement
- est paramétré avec le prestataire Certeurope
La taille totale des documents dans le groupe ne peut excéder 200 Mo.
Le nombre maximal de documents dans le groupe est 15.
Les certificats d’authentification
Les certificats d’authentification sont-ils aussi regroupés pour vos signataires ?
Non, ils ne le sont pas. A l’issue de la signature chaque document aura son propre certificat d’authentification, téléchargeable individuellement sur la page Documents signés.
Les chefs de projet ont accès au certificat de toute l’enveloppe.
Quel impact sur la Bible ?
Lorsqu’un chef de projet partage une Bible, il partage la Bible tel que. La Bible contiendra donc les certificats d’authentification des chefs de projet, ces derniers sont des certificats qui contiennent le nom des signataires de l’enveloppe.