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Le coffre-fort électronique vous permet d’archiver vos documents sensibles et contrats originaux sur le long terme avec une force probante garantie. Closd intègre la technologie Arkhineo (leader français de l’archivage électronique). Directement intégré à votre interface Closd, le coffre-fort électronique est le complément parfait de la Signature électronique Avancée pour une sécurité juridique optimale.

Un espace de travail pour une opération ou un dossier est appelé Projet. Chaque Projet est confidentiel, accessible uniquement aux utilisateurs invités sur ce Projet. Retrouvez tous vos Projets sur la page d’accueil. Un Projet peut être fermé, son contenu est alors définitivement supprimé des serveurs de Closd après 30 jours (il peut être réactivé par un Administrateur pendant ce délai).

Un Administrateur peut gérer les paramètres de l’Abonnement de son cabinet/entreprise. Il peut, via l’espace Abonnement : – ajouter ou supprimer un Abonné ; – consulter la liste des Projets en cours et clos de tous les Abonnés ; – restaurer un Projet clos (s’il a été clos il y a moins de 14 jours).

Un Abonné est un utilisateur faisant partie de l’Abonnement Closd de votre cabinet/entreprise. Il peut créer de nouveaux Projets, rattachés à votre Abonnement. Un Administrateur a la possibilité d’ajouter de nouveaux Abonnés ou d’en retirer via l’espace Abonnement.

Les Administrateurs de l’abonnement peuvent ajouter des utilisateurs en tant que Comptables dans la zone abonnement. Les Comptables pourront accéder à l’onglet facturation de la zone abonnement dans lequel se trouve l’historique des factures. Ils ne peuvent pas créer de Projets. La désignation d’un ou plusieurs Comptable(s) n’est pas comptabilisée comme une licence.

Lors de l’ouverture de votre Coffre-fort électronique, un Responsable Archivage devra être désigné au sein de votre organisation. La désignation d’un Responsable archivage n’est pas comptabilisée comme une licence.

La page Paramètres d’un Projet n’est accessible qu’aux Chefs de projet. Elle leur permet de gérer les paramètres du Projet, d’attribuer des droits aux Invités et de consulter le compteur des signatures réalisées. Elle permet également de fermer le Projet. Dans ce cas, son contenu est définitivement supprimé des serveurs de Closd après 14 jours (il peut être réactivé par un Administrateur pendant ce délai).

Les Participants sont les utilisateurs invités sur un Projet. Ils sont soit Chefs de projet, soit Invités. Sur la page Participants, les Chefs de projet peuvent : – ajouter et retirer un Participant ; – gérer les options de confidentialité ; – renvoyer un email d’invitation à un Participant ; – télécharger la liste des Participants.

Dans un Projet, un Chef de projet est un Participant ayant accès à l’ensemble des fonctionnalités et contrôlant les droits d’accès des Invités. Il peut par exemple inviter de nouveaux Participants sur le Projet, envoyer des documents à signer ou encore créer et modifier la Checklist.

Sur la page Participants, un Groupe permet de réunir les Participants en fonction de leur rôle ou intérêt (par exemple, tous les Participants d’une même entreprise, ou tous les investisseurs dans une opération de financement). Le fait de réunir les Participants au sein de Groupes permet de faciliter l’utilisation de certaines fonctionnalités : Il est par exemple possible de partager des documents à l’ensemble d’un Groupe, ou encore de définir tout un Groupe comme Responsable d’une tâche de la Checklist. Les Chefs de projet constituent un Groupe distinct. Les autres Groupes sont composés d’Invités.

Dans un Projet, un Invité est un Participant avec des droits d’accès restreints. Il est invité par un Chef de projet et peut accéder à ce qui lui est partagé par les Chefs de projet.

Le module Documents permet de stocker et d’échanger des documents de façon simple et sécurisée avec les Participants, dans le cadre d’une Data room ou d’une négociation. Par défaut, tous les Participants peuvent ajouter des documents mais les Chefs de projet peuvent retirer ce droit aux Invités dans la page Paramètres.

Dans le cadre d’une opération juridique transactionnelle, une Data room est un espace sécurisé au sein duquel une société dite cible met à disposition d’une ou plusieurs autres sociétés (de potentiels acquéreurs ou investisseurs, par exemple) et de ses conseils l’ensemble des ses documents juridiques, financiers et/ou opérationnels à des fins d’audit. Cet audit permet aux potentiels acquéreurs ou investisseurs de repérer les éventuels risques liés à la société cible (par exemple des contentieux en cours) et de négocier le prix et une garantie.

iManage est une solution de Gestion Electronique de Documents (GED). Utilisée par de nombreux cabinets d’avocats dans le monde, elle constitue le fonds documentaire interne du cabinet. Closd s’intègre à iManage afin de simplifier le transfert de fichiers d’une solution à l’autre.

Une Checklist permet de suivre les étapes de votre projet en créant des tâches, assignées à des Participants ou à des Groupes. Les Chefs de projet peuvent définir pour chaque tâche des droits d’accès, des responsables, un statut, une date d’achèvement, des rappels automatiques. Les Participants peuvent également s’échanger des commentaires sur une tâche. Chaque Checklist peut être sauvegardée et réutilisée sur de nouveaux Projets.

Chaque tâche de la Checklist peut être assignée à un ou plusieurs Participant(s) par un Chef de projet. Ils deviennent alors Responsables de cette tâche. Ils sont notifiés par e-mail et peuvent recevoir des rappels automatiques lorsque la date d’achèvement de la tâche se rapproche.

Des droits d’accès peuvent être choisis par les Chefs de projet pour les tâches de la Checklist. Les Participants ayant accès à une tâche sont nommés Observateurs. Les autres Participants ne voient pas la tâche concernée.

En plus du rôle de Responsable d’une tâche, vous pouvez désigner un ou plusieurs Participants en qualité de Validateurs d’une tâche. Les Validateurs doivent attester que la tâche a bien été accomplie par le(s) Responsable(s). Ils peuvent notamment modifier le statut des tâches. Ils sont notifiés par e-mail et peuvent recevoir des rappels automatiques lorsque la date d’achèvement d’une tâche se rapproche.

La Séance de signature permet de faire signer un ou plusieurs documents, en signature électronique ou manuscrite. Les Chefs de projet peuvent gérer toutes les étapes, de la préparation au lancement de la signature. Une fois la Séance de signature lancée, tous les Participants concernés peuvent suivre son déroulement en temps réel.

Certeurope est l’une des deux technologies de signature électronique intégrées dans Closd. Il s’agit d’une technologie française, certifiée au niveau européen, utilisée notamment pour l’acte d’avocat par le Conseil National des Barreaux ou encore par Infogreffe pour signer des formalités en ligne. Certeurope permet de signer des documents allant jusqu’à 100 Mo, en niveau Simple ou Avancé.

Dans le cadre d’une opération juridique transactionnelle, un closing est la phase finale au cours de laquelle les documents et contrats négociés par les parties sont signés, entrent en vigueur et produisent leurs effets juridiques. Le closing est souvent accompagné de transferts de fonds d’une partie à une autre. Closd permet de digitaliser et d’accélérer les closings.

Les Participants cochés en tant que Destinataires lors de la préparation d’un document à signer recevront le document original, une fois signé par toutes les parties. Cela permet notamment de réaliser un séquestre des documents originaux. Les Destinataires peuvent ensuite partager les documents originaux aux Participants concernés le moment venu.

Docusign est l’une des deux technologies de signature électronique intégrées dans Closd. Docusign permet de signer des documents allant jusqu’à 50 Mo, en niveau Simple ou Avancé.

Les Participants cochés en tant qu’Observateurs lors de la préparation d’un document peuvent suivre la signature du document en temps réel sur la page Séance de signature. Les Participants qui ne sont pas Observateurs et ne sont pas non plus Signataires ou Validateurs du document ne voient donc pas le document à signer. Cela permet de préserver la confidentialité de la Séance de signature.

Les Participants cochés en tant que Signataires lors de la préparation d’un document à signer devront signer le document. Par défaut, les Signataires sont également Destinataires.

Le niveau Avancé est le deuxième des trois niveaux de signature électronique prévu par le règlement européen eIDAS (avec le niveau Simple et le niveau Qualifié). Il requiert une authentification renforcée pour les Signataires afin de garantir leur identité et, ce faisant, d’assurer une sécurité juridique importante. Sur Closd, l’authentification d’un Signataire pour réaliser une Signature électronique Avancée comporte 3 étapes : mot de passe, vérification automatisée de pièce d’identité et code reçu par SMS.

Le niveau Simple est le premier des trois niveaux de signature électronique prévu par le règlement européen eIDAS (avec le niveau Avancé et le niveau Qualifié). L’authentification des Signataires est basique et se compose d’un lien de signature reçu par e-mail.

La Signature Manuscrite scannée permet de réaliser des signatures dites “in counterparts”, valides notamment dans les pays de common law. Lorsqu’un Chef de projet sélectionne ce type de signature, Closd détecte les pages de signature du document et les envoie par e-mail aux Signataires. Ils peuvent les imprimer, les signer, les scanner et les charger sur Closd pour que le document final signé soit compilé. Closd dispose d’une option permettant de respecter la jurisprudence Mercury du Royaume-Uni.

Les Participants cochés en tant que Validateurs lors de la préparation d’un document à signer devront valider le document sélectionné avant sa signature. Cela permet par exemple de faire valider un contrat par le conseil du Signataire. Le document n’est envoyé aux Signataires qu’une fois la validation réalisée.

La Vérification d’identité est l’une des 3 étapes d’authentification requises pour pouvoir signer des documents en Signature électronique Avancée. Le Signataire doit charger une pièce d’identité en cours de validité (ex : carte d’identité, passeport, permis de conduire, carte de séjour) avant sa première signature sur Closd. Une fois réalisée, elle est valide jusqu’à expiration du document d’identité.

La page Documents signés est l’espace personnel dans lequel chaque Participant trouve ses originaux signés, le cas échéant. Une fois un document signé par tous les Signataires, les Destinataires y trouvent l’original signé ainsi et le certificat d’authentification. Les Destinataires peuvent partager l’original à d’autres Participants en cliquant sur l’icône en forme de flèche.

Une Bible est une archive contenant tout ou partie des documents d’un Projet. Une fois générée (via la page Bibles), elle peut être téléchargée et/ou partagée avec les autres Participants. Par défaut, seuls les Chefs de projet peuvent générer des Bibles. Ils peuvent autoriser les Invités à le faire via la page Paramètres.